使えない社員を抱える企業に贈る！問題解決のための対策について

「長年勤めてもらっているけど、全く使えない」
「何度指導しても成長しそうにない」

上記のように業務上で「使えない社員だな…」と感じたことはないでしょうか。同じミスを繰り返したり、社会人としてのマナーが身についていない、指定さた期日を守ることができない等使えない社員はどの会社にも存在している可能性があります。本記事では、「使えない社員」といわれてしまう社員の原因と対策を紹介しています。給料泥棒と言われないためにも本人の今後のためにも、具体的な対策を交えてお伝えしているので、ぜひご一読ください。

使えない社員を使える社員にできる特徴を踏まえながら、その秘訣をお伝えいたします！

１章では使えない社員の原因と対策に関してお伝えいたします。使えそうにない社員の例を実際に挙げ対策ができるようご説明させていただきます。使えない社員を使えるようになれば最高の人材と言えますよね。有能な人材へと成長ができるよう周りでサポートしていきましょう。下記が１章の目次となっております。

1-1　分からないことをそのままにする社員の場合は依頼した直後に理解できたか確認してみましょう。
1-2　同じミスを繰り返す社員の場合は必ずメモを取ってもらうにしましょう。
1-3　社会人マナーが全く身についていない場合は報連相を徹底してもらうようにしましょう。
1-4　業務の指示が全く理解できない場合は業務の目的を伝える依頼を心掛けるようにしましょう。
1-5　タスク管理や自己管理が苦手な場合はデキる社員の真似をさせましょう。

分からないことをそのままにする使えない社員の場合は依頼した直後に理解できたか確認してみましょう。

仕事上の説明を受けた際に不明な点があってもそのまま放置、最悪な場合は自己判断で行動してしまう社員はいないでしょうか。分からないことを周囲に相談することなく進めてしまうのは会社としては心配の種となります。周りに頼らずひとまず自分で物事進めるのはある面では褒めるべきですがやはり後々仕事能力の成長の妨げにもなりかねません。また事前に防げたミスも防げなくなります。こちら対策としては以下です。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】分からないことをそのままにする社員に対しての対策
依頼したタスクに対してすぐに理解できたかその場で上長側から確認してみましょう。その際に気をつけることは決して威圧的になってはダメだということです。圧力を感じるとただでさえ不明点を放置しまうのにさらに聞きづらくなってしまいます。上長側はあえて社員の相談・質問に対して寛大な心を持って受け入れる準備をしておきましょう。

同じミスを繰り返す使えない社員の場合は必ずメモを取ってもらうようにしましょう。

何度教えても同じミスを繰り返してしまう社員はいないでしょうか。業務上ではできるだけミスを犯さない、自身に対してしっかり身につける姿勢が大事となります。ミスを恐れることなく業務へ取り組む姿勢は非常に勇敢ではあるのですが、やはり同じ失敗をしてしまうのは何かしらの対策が必要となります。こちら対策としては以下です。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】同じミスを繰り返す社員に対しての対策
最低限の対策としてまずはメモを取るようにしましょう。初めて教えてもらうことは１回で聞いて覚えることはほぼほぼ不可能です。業務内容をお伝えする際にメモを取っていない場合は必ずメモを取ってもらいましょう。働いている誰しもミスはしてしまいます。失敗はいけないのではなく、そこから反省する姿勢を覚えてもらいましょう。「メモを取る→実際の業務時に見る」これを習慣化させていきましょう。

社会人マナーが全く身についていない場合は報連相を徹底してもらうようにしましょう。

仕事の進め方や状況報告等の仕事の基本である報連相が欠けている社員はいないでしょうか。また遅刻や欠勤が多いなど学生時代の生活を疑いたくなる基礎ができていない社員はいないでしょうか。基本の行動ができないのは必然的に使えない社員となってしまいます。本人の今後のために一度指導を行いましょう。こちら対策としては以下です。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】社会人マナーが全く身についていないことに対しての対策
まずは報連相を徹底させることです。与えた業務に対して都度「この進捗はいまどんな感じ？」でも構いません。日常会話に織り交ぜていくのも効果的です。細かいことまで聞くことにより、相手の方からそのうち連絡するよう成長に繋がるかと思われます。
また、ただ報連相をしてほしいと伝えても、すぐに習慣化することは難しいです。報連相が何のために必要なのかを十分に理解してもらえるよう伝えていきましょう。人によってどこまで報告するかの基準は異なるので、「自分のタスクが完了したら報告」や「終業時間に必ず対応する」など決めておくとやりやすいでしょう。また遅刻や欠勤などが多い場合は一度本人の面談を行い事情を聞くかまたはビジネスマナーのような社会人としての基礎研修を行う必要があります。またそれでも直らなければペナルティとして減給の対策も良いかもしれません。

業務の指示が全く理解できない場合は業務の目的を伝える依頼を心掛けるようにしましょう。

指示を出してもどう取り組んでよいか何を求められているのか本質が理解できない社員はいないでしょうか。受けた指示の本質が想像できないとなると結果はやはり結びついてこないものです。周りからは「あの子に依頼してもな…」と依頼されることを躊躇され成長の妨げになります。こちら対策としては以下です。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】業務の指示が全く理解できないことに対しての対策
まずはその業務を行う意味やどんな役割を担うのか（目的）を伝えるようにしましょう。

「明日までにこの資料を作成しておいて」
「この備品頼んでおいて」
このような指示では、部下のやる気は上がりません。
人に仕事を依頼する再には、その対応によって会社にとっても大きなプラスになり、あなたの経験にもなるなど、一言加えることが大切です。

入社当初は業務を淡々と行うそんなこともあるかもしれません。ですが業務の目的が理解できないと後々本人の成長を妨げてしまう可能性があります。そのため業務を任せたのならどのような役割を持つのか理解できるような依頼を心掛けましょう。

タスク管理や自己管理が苦手な場合はデキる社員の真似をさせましょう。

どうしてもタスク管理や自己管理が苦手な社員はいないでしょうか。任せたタスクを期限内に終わらせることができなかったり、タスクの調節ができなかったりと中々スムーズに業務をこなすことができない。これでは任せたい業務も依頼するのをためらってしまいます。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】タスク管理や自己管理ができないことに対しての対策
仕事ができる！と言われている社員のやり方を真似をさせましょう。できる社員の一番の早道はできる社員を演じることです。演じ続けることで次第に本人ができるように行動が比例するはずです。できる社員、こうなってほしい社員を紹介し、スケジュールの組み方、優先順位のつけ方を教わるのが良いでしょう。またどんなことを普段注意しているのかルーティンとしているのか、仕事へに対しての心の持ち方教わるのが良いでしょう。できない社員もきっと前向きに教わる姿勢があるのであればきっとできる社員と成長できるはずです。慣れるまでは、指示するだけでなくタスク管理を一緒に行い、都度進捗を確認しサポートしていくのも一つの手です。

間違った指導をしていないですか？上司側が使えない社員にしている可能性もあります。

社員があまりにも活躍が乏しく使えないとなるとどうしても本人だけの問題のように感じるかもしれません。しかしもしかすると実は業務を教える側にも問題がある可能性があります。自分の指導方法にも誤りがないか一度確認を行ってみましょう。下記が２章の目次となっております。

2-1　社員の話を聞かず、フローの仕組みを見直そうとしない場合は社員の言い分に耳を傾けることから始めましょう。
2-2　業務の指示の仕方が抽象的だったり分かりづらい場合は自身が新入社員だったころを思いだしてみましょう。
2-3　上司側からコミュニケーションを取れていない場合は積極的に声をかけてみましょう。
2-4　上司側の常識を押し付けたり、始めから期待値が高すぎる場合は相手の立場に立って物事を考えてみましょう。
2-5　ネガティブなフィードバックばかりを行い、相手のやる気をなくしている場合は相手の立場に立って物事を考えてみましょう。
2-6　そもそも使えない社員としてレッテルを張りすぎている場合は相手の立場に立って物事を考えてみましょう。

社員の話を聞かず、フローの仕組みを見直そうとしない場合は社員の言い分に耳を傾けることから始めましょう。

社員の話や意見を聞かず自分の言い分だけを話していないでしょうか。なぜミスをしてしまったのか原因を突き止めるのではなくただただ責め立ててはいないでしょうか。上司からしたら言い訳と感じても耳は傾けてあげましょう。そこから何か解決だったり、疑問に感じるものが生まれるかもしれません。また社内フローに関して良いアイディアが挙げられてもそのまま放置にはしていないでしょうか。せっかくの案を野放しにしている可能性もあります。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】社員の話を聞かず、フローの仕組みを見直さないことに対しての対策
すぐできる対策としては社員の言い分に耳を傾けてみましょう。仕事ができる、できないにかかわらず話を聞いてあげることが大事となります。なぜミスをしてしまったのかなどを話を聞いてみることです。中には言い訳と感じることがあるかもしれません。しかし話を聞いてくれない上司に対して部下は業務に励みたいとは思う可能性が少ないです。まずは話を聞いてみることで従業員の業務に対する意欲を上げていきましょう！

業務の指示の仕方が抽象的だったり分かりづらい場合は自身が新入社員だったころを思いだしてみましょう。

業務の指示出しが抽象的ではないでしょうか。業務内容を一から教える必要もないですが、抽象的では業務がスムーズに進まないことの方が多いはずです。内容を具体的にまたその先にはどのような意図が含まれているのかまで伝えることができれば社員の成長へとつながると思われます。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】業務の指示出しが抽象的すぎること対しての対策
新入社員だったころを思い出すのが効果的です。自身が新入社員だったころも不明な点が多かったはずです。業務を振られてもその意図が分からず苦戦したに違いありません。その立場だったころを思い出し、与える指示に何を疑問に思うだろうか、どう伝えれば対応してもらえるかを考えてタスクを渡しましょう。曖昧すぎてはかえって本人のやる気が損なわれてしまいます。

指示を出す際には、明確な目標や基準を設けることをおすすめします。
「この資料を明日までにまとめておいて」ではなく、「明日までに、この資料を4人分A4で用意しておいて」という具合です。
「いつまでに」「どれくらい」を明確に伝えることで、相手もどうするか次の動きを取りやすくなります。
ぜひ実践してみてください。

上司側からコミュニケーションを取れていない場合は積極的に声をかけてみましょう。

コミュニケーションを部下からのみ取らせていないでしょうか。業務を円滑に進めるためには社内でのコミュニケーションは必要不可欠です。会話不足で業務にすれ違いが起こったりなどはよく聞く話です。またコミュニケーション不足であると双方の認識にずれも生じます。毎度部下に気を使わせていては次第に話すことを億劫に思ってしまうなどマイナス面の方が大きいです。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】上司側からのコミュニケーションが不足していることに対しての対策
まずは積極的に自ら話してみましょう！日常会話でも業務内容でもあいさつから始めるでもなんでも問題ないです。また普段コミュニケーションを取ること自体が難しい現場であれば業務内容に1on1を取り入れることをオススメいたします。この1on1は上司から部下へ業務に対するフィードバックを行う時間となります。1対１で会話をすることで間違いなくコミュニケーション不足を解決することができます。この場で本人に対して評価を実施し、悩みを聞くなど積極的に行い使えない社員とされる要因を突き詰めていきましょう！

上司側の常識を押し付けたり、始めから期待値が高すぎる場合は相手の立場に立って物事を考えてみましょう。

あなたの常識を押し付けたり、そもそもの期待値が高すぎることはないでしょうか。始めから仕事ができる！なんて人はまれです。何年も何年も経験を積み重ねることで学び成長していくものです。積み重ねてきた経験＝仕事がデキるに繋がるはずです。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】上司側の常識を押しつけ、期待値を求めて過ぎてしまうことに対しての対策
なぜできないのか？と本人に詰める前に相手の立場に立ってみて物事考えるのが良いかもしれません。起きてしまった失敗にもよりますが、本人が自ら行動して積極的に行ったのだとしたらむしろ褒めることなのかもしれません。働いていれば仕事でミスを犯してします。ある意味当然のことです。行動数が経験となり、やがて本人の成長へとつながるものです。積極的に行動している間は本人の勢いを止めないよう見守りましょう。また社員のレベルを把握し、期待や目標の認識を合わせるのも効果的です。まだまだ成長途中です。本人の行動を見守りましょう。

ネガティブなフィードバックばかりを行い、相手のやる気をなくしている場合は褒める点を探しアドバイスを行いましょう。

本人に対してネガティブなフィードバックばかりを行っていないでしょうか。もらうフィードバックがネガティブ要素が多いと大概はやる気がなくなるものです。本人は正しいと思って業務を行っているのですから、何がダメなのか伝えた上で褒める部分がないか探してあげましょう。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】ネガティブなフィードバックばかりを行ってしますことに対しての対策
褒める点はないか一度確認してみましょう。失敗ばかりしていても何かの面では褒めるに値する点があるはずです。もし思いつかないとしたらアドバイスを積極的に行うことを取り組んでみましょう。「こういう風にすれば成長できるよ」や「●●すればもっと良くなるよ、一緒に頑張ろう」のようなアドバイスだけでなく励みになる言葉をかけるのも効果的です。上司側から一緒に頑張ろうと声をかけてもらうのは中々に珍しいことです。自分と同じ目線に立ってくれる上司のためにも成長したい！と意欲が出る要因になるかもしれません。

そもそも使えない社員としてレッテルを張りすぎている場合は自身の認識をまず変えましょう。

そもそも使えない社員だとレッテルを張りすぎてはいないでしょうか。思い込みは厳禁です。この章で繰り返しお伝えしていますが、始めから仕事ができてしまう人間は非常にまれです。多少の失敗は上司側の責任でもあると認識しておきましょう。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】使えない社員としてレッテルを張りすぎてしまうことに対しての対策
使えない社員だと思い込むのをやめましょう。これに尽きるかと思われます。「使えない」認識が大きすぎてしますとタスクを割り振るのを躊躇してしまったりして、本人の成長を上司側で止めてしまう要因にもなります。また使えないという思い込みが本人への態度へも表れていないでしょうか。鼻で笑ったり、小馬鹿にしたり、呆れたり、論破したりなど上司として、人としての人格も問われます。その態度がもしかするとデキない要素の一つに含まれかねません。一度自身の態度も改めてみましょう。

【使えない社員の原因と対処法について】会社の環境は問題ないでしょうか？会社側に原因がある可能性もあります。

社員の成長が乏しいとどうしても本人のスキル問題のようにとらえてしまうかもしれません。ですが会社の環境は問題ないでしょうか？企業側がもしかすると使えない社員にしている可能性もあります。会社の方針に誤りがないか再度見つめなおしてみしょう。下記が３章の目次となっております。

3-1　新入社員への関心度が低い場合は定期的に新入社員と触れあうイベントを作りましょう。
3-2　学生から社会人への気持ち的意識を教える機会がない場合は研修にスキルのみではなく社会人としての言動、マインド要素を取り入れましょう。
3-3　入社後の研修が毎度十分に行えていない場合は会社の育成計画を見直しましょう。
3-4　社内の制度が整っていない場合はマニュアルやルールなどの決まり事を作りましょう。

新入社員への関心度が低い場合は定期的に新入社員と触れあうイベントを作りましょう。

新入社員への関心度はどれくらいのものでしょうか。企業側が新入社員に目を向けられていないと社員側は自分たちに関心がないと思ってしまいやる気が薄れてしまいます。仕事を行う上で仕事のモチベーションは欠かせません。周りに気遣ってくれる先輩・上司がいなくてはいずれ社員の心も離れていくものです。やる気がなくなった社員は仕事に励むことなく使えない社員と成長してくことでしょう。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】新入社員への関心度が低いことに対しての対策
新入社員への関心度が低い場合は定期的に新入社員と触れ合う機会を作ってみましょう。新入社員と接触回数を積極的に増やすことが第一歩です。例えば社内イベントを充実させたり、定期的に面談を行ったりなどです。また1on1などの１対１で話す機会も業務内容に取り入れるのも効果的です。会話不足が使えない社員にさせてしまっているのであればしっかりと対策を行っていきましょう。社内でのコミュニティーを増やすことで新入社員が自身の悩みを話すきっかけが出てくるはずです。使えない社員にさせないよう会社側も歩みよっていきましょう。

学生から社会人への気持ち的意識を教える機会がない場合は研修にスキルのみではなく社会人としての言動、マインド要素を取り入れましょう。

従業員はどれだけ社会人としての意識をお持ちでしょうか。学生時代と変わらず仕事とも向き合っていないでしょうか。学生時代行っていたバイトと社会人として働く仕事では明らかに責任感が違うものです。バイトであれば遅刻や欠席をしてもそこまで問い詰められることもないでしょう。いつまでも学生気分で業務を行ってもらっては社会人としての立場を見失ってしまいます。また性格上の問題とは言えいつまでたっても人からの指示待ちだったり、従業員とコミュニケーションを取らなかったり、仕事に対していつまでたっても消極的ではいけません。はっきりと「社会人」としての気持ちを持ってもらいましょう。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】いつまでも学生気分が抜けていないこと対しての対策
研修に社会人としての自覚を持ってもらう講習を取り入れましょう。研修にビジネスマナーはあるかもしれませんが社員の根本的な「社会人」としてのマインドは布教できてない可能性が高いです。育成計画の中にスキルだけでなく仕事を行う上でのスタンスや振る舞い方の観点も入れてみましょう。また内定を出した時点でインターンとして働いてもらうなど入社前に実際に働いてみるのも効果的です。バイトとは違った様子で働きに出ることで社会人としての意識は高まっていくことでしょう。

入社後の研修が毎度十分に行えていない場合は会社の育成計画を見直しましょう。

入社後の研修は十分は行えていますでしょうか。入社後の研修が満足いくほど施されていない場合社員は今後のスキルや目標、業務内容を計画・把握することができません。これでは入社時点でやる気を失ってしまいます。普段行う業務とは違い、社内のことなのでついつい後回しにしてしまいがちですが社員一人ひとりの今後の基盤となるものです。しっかり見直していきましょう。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】社内研修が不足していることに対しての対策
まずは社内で行われている研修について再度見直しましょう。研修は社員の基盤となる大事なものです。新入社員の入社後の研修が終了したのちしっかりと研修を執り行う当人たちで反省会などを行いましょう。どのように毎度行っているのか、普段研修を行いながら実際に疑問に感じる点はないか、改善すべきことは改善を行いましょう。社内のことは後回しにしたくなりますが、一緒に今後をともにしていく社員のためです。必ず満足のいく研修を開催できているか今一度確認をしましょう。

社内の制度が整っていない場合はマニュアルやルールなどの決まり事を作りましょう。

会社の制度は十分整っていますでしょうか。どれほど優秀な人材でも会社側の制度が整っていなければ成長することも業務へ励むこともできません。企業側が自分を守ってくれる、成長させてくれるそんなルールがないと社員としては会社へついていけません。無法地帯ではだれが会社へ貢献したいと思えますでしょうか。
今一度会社の制度に問題はないか見つめ直してみましょう。会社側で従業員の受け入れ態勢を充実させていくことが使えない社員撃退の一歩です。

【使えない社員をデキる社員にしよう！】社内制度が整っていないことに対しての対策
社内制度の見直しを図りましょう。曖昧になっている業務内容、フローが存在しているのであればマニュアル化を徹底すべきです。「忙しい」と普段後回しにしている社内制度もより一層会社を成長させていきたいのであれば今後のためにもルール化を徹底しましょう。会社に従業員が増えルールを見直すことが難しくなるためにも「今」社内制度を徹底していきましょう。

【使えない社員】まとめ

当記事では使えない社員に関して解説いたしました。せっかく採用した従業員が使えない社員となると会社側としては困ったものですよね。なぜ使えない社員と化してしまったのか原因を見つめなおしましょう。もしかすると本人だけの問題ではなく、上司あるいは会社側の体制に原因がある可能性もございます。今回はそれぞれの要因に対しての対策をまとめさせていただいのでそれぞれ必読いただけますと幸いでございます。
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