選考中、避けては通れない応募者様に対しての不採用の連絡。
就職、転職活動をご経験された方ならこのお断りメールを受け取った側の心労がわかると思います。
対応やその内容によっては応募者様に不快感を与え、企業イメージの悪化に繋がる恐れもあります。
採用担当の方は応募者様に対して配慮を持ったご連絡が出来ていますでしょうか。
採用が充足した時のお断りメールとは？連絡のタイミングは？
本記事ではそんな採用充足時のお悩みを解決するべく、採用が充足した時のお断りメールの例文や作成においての注意事項等を紹介、解説していきます。
ぜひご参考にしていただけますと幸いです。
目次
採用が充足した時のお断りメール例文
無駄なく円滑に採用活動を進めるうえで、採用が充足した時の連絡方法はメールが良いです。
メリットとして、応募者様からしても端的で結果が分かりやすいですし、採用担当の工数削減にも繋がります。
ただ採用が充足した時のお断りメールのデメリットとして、やはり電話と違い気持ちが伝わりづらいという点があります。内容一つでトラブルに繋がる可能性も。
下記ではそんなトラブルを未然に防ぐため、採用が充足した際のお断りメールの例文をご紹介いたします。
書類選考中に採用が充足した場合のお断りメール例文
まずは応募時点、書類選考中に採用が充足した時のお断りメール例文をご紹介いたします。
———————————————
件名：【書類選考結果のご連絡】株式会社○○
○○様
株式会社○○ 採用担当でございます。
この度は弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。
お送りいただいた○○様の情報をもとに、
社内で慎重に検討いたしましたが、
誠に残念ながらご希望に添いかねる結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりますが、○○様の今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社○○
採用担当
———————————————
まず件名に社名を入れるのはマストです。
メール確認時に分かりやすくするため、上記に加え選考結果というワードも必ず記載しましょう。
記事後半でも解説しますが、応募に対しての感謝も忘れず伝えましょう。
面接実施後に採用が充足した場合のお断りメール例文
次に面接実施後、採用が充足した時のお断りメール例文をご紹介いたします。
———————————————
件名：【選考結果のご連絡】株式会社○○
○○様
お世話になっております。
株式会社○○ 採用担当でございます。
この度は、数多くの企業から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございます。
また先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労いただき、重ねてお礼申し上げます。
社内にて厳正なる選考の結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせて頂くこととなりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりした応募書類につきましては、
弊社にて責任を持って破棄させていただきます。
メールにて大変失礼とは存じますが、
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
末筆になりますが、○○様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○
採用担当
———————————————
こちらも同様に件名には社名を必ず入れ、どこの会社なのか、
どういったメール内容なのかが一目で分かりやすいようにしましょう。
お断りメールをする際の注意事項
ここからは採用が充足した時にお断りメールをする際の具体的な注意点を解説していきます。
このお断りメールは、応募者様と企業の最後のコミュニケーションであり、その内容一つで企業の印象は大きく変わります。採用が充足したからと言って適当なお断りメールを送付してしまうと、応募者様は不快に思うでしょう。
最後まで気を抜かず、円滑に採用活動を進めるためにも下記のことに注意して対応していきましょう。
充足が分かった段階で早めに連絡をする
採用が充足した時にお断りメールをする際の注意事項1つ目は、なるべく早めに連絡をすることです。
不採用の場合、応募者様はこれからも就職、転職活動を続けるわけですから待たせることのないようにしましょう。
ただ早ければ早いほどいいというわけではございません。合格ならまだしも、不合格の通知を応募当日や面接当日、または翌日に貰っていい気分になる人はいないかと思われます。
目安として1～2営業日は空けましょう。
丁寧な言葉遣いを心がける
採用が充足した時にお断りメールをする際の注意事項2つ目は、丁寧な言葉遣いを心がける事です。
お断りメールに限った話ではありませんが、自分が応募者様の立場に立った時にどう思うか、誠意を感じられるような文章にすることを心がけましょう。
応募に対しての感謝を伝える
採用が充足した時にお断りメールをする際の注意事項3つ目は、応募に対しての感謝です。
結果として不採用になったとしても、多数の企業から自社に興味を持ってくれて、応募してくれたことへの感謝を忘れてはいけません。
企業側としては書類を見て、面接で話して判断することにはなりますが、その前の応募者様が履歴書や職務経歴書を作成した時間、面接に出席してくれたことに対しての感謝を伝えましょう。
不採用の理由は明記しなくて良い
採用が充足した時にお断りメールをする際の注意事項4つ目は、不採用理由についての明記を避けることです。
説明義務等もないので、あえて伝える必要はございません。トラブルを未然に防ぐためにも、わざわざ企業側から明確な不採用理由を伝えることは避けましょう。
ただ、応募者様の中には不採用理由を尋ねられる方もいらっしゃいます。
その際は実際の不採用理由ではなく「応募多数につき」など、応募者様原因ではないことを伝えてあげましょう。
履歴書や職務経歴書等の個人情報が含まれた書類をどうするのか明記する
採用が充足した時にお断りメールをする際の注意事項5つ目は、個人情報が含まれた書類のその後の取り扱いについて明記することです。
履歴書や職務経歴書には氏名や住所、生年月日をはじめとした個人情報が多数含まれております。
採用活動の際には応募書類の利用目的、不採用になった場合の取り扱い方法を明記する事、それを厳守するよう個人情報保護法により定められています
その為、不採用の場合に応募書類は破棄するのか、返却するのかを事前に決めておくのがオススメです。
送付前に必ず確認！送り先の間違いに気を付ける
採用が充足した時にお断りメールをする際の注意事項6つ目は、送り先の間違いに気を付けることです。
もし採用が決まっている方にお断りメールを送付してしまったり、名前を間違えたりしてしまうと大変なことになります。
人材損失に加え、管理のなっていない企業だと、社会的信用を失うリスクもあります。
1人ではなく複数人でしっかりと確認を行うことを徹底し、トラブルを未然に防ぎましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
本記事では採用が充足した時にお断りメール例文やお断りメールを送付するうえでの注意点について解説いたしました。
先述の解説の通り、お断りメールをお送りする際は様々な点で細心の注意を払わなければなりません。
言葉の選び方や対応一つでトラブルになる可能性があります。
現在の対応は問題ないか、今一度社内でしっかり確認をし、採用活動に臨んでいきましょう。
トラブルを避け、なおかつ工数も減らしたいという人事の皆様、bサーチの採用代行サービス「採善策」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
bサーチの採用代行サービス「採善策」では求人媒体の運用からスカウト配信、応募者対応まで採用のプロが代行いたします！
人事の皆様の負担を減らし、採用成功へと導きます。
採用活動について悩みを抱えている企業様は是非一度ご相談ください。
コメント