【例文あり！コピペOK！】内定後辞退を防ぐ内定通知メールの作り方

近年、内定通知を郵送からメールへ移行する企業が増えていますが、
皆様はどのような文面でお送りしていますでしょうか。

求職者の方々は、企業側が思っている以上に内定通知などの文面を気にしています。
メールの一通で入社意思や企業イメージが変わってしまう可能性があるのです。

この記事では、企業イメージをアップさせるための内定通知メールの書き方や注意点、
すぐに使える例文などをご紹介していきます！

1章 内定通知メールの例文

新卒入社と中途入社では内定から入社までの期間や入社手続きの方法などに違いがあるため、
内定通知メールの文面も異なってきます。
そのため、新卒・中途それぞれの場合の内定通知メールの文例を下記にご紹介いたします！

1-1 新卒採用向けのメール文例

1-2 中途採用向けのメール文例

2章 内定通知メールの印象をより良くするためのポイント

内定通知は、ただ内定を通知できれば良いというものではありません！
内定者からの企業に対する印象や入社意欲を上げるためのポイントを解説していきます！

2-1 スピード感を意識する【面接後3営業日以内の内定通知が理想！】

メールの文面ももちろん重要ですが、求職者が一番気にするのは「スピード感」ではないでしょうか？

面接から選考結果連絡までの日数が経てば経つほど、求職者の不安は募っていきます。
また、他の企業から内定を貰っていればそちらに進んでしまう可能性もあります。

内定通知メールはできれば最終面接から3営業日以内、遅くとも1週間以内には送付するようにしましょう。
また結果連絡にかかる日数や、連絡が遅れてしまう可能性がある場合は、
面接の際にお伝えしておくとより丁寧かと思われます。

また、返信があった際にはできれば1営業日以内、遅くとも3営業日以内には返信をしましょう。
とにかく求職者に不安や不信感を抱かせないことが大切です。

2-2 感謝など、気持ちの伝わる文面にする

簡潔すぎる、事務的なメールだと企業のイメージダウンに繋がったり、
求職者の不安を助長してしまう可能性があります。

選考に参加いただいたことに関するお礼や、「一緒に働けることを楽しみにしている」というような、
気持ちの伝わる文章を入れ込みましょう。

文章では「気持ち」というのは伝わりにくいものですが、
感謝の言葉が入っているか入っていないかで印象はかなり変わってきます。
あなたの思いやりが伝われば、内定後辞退も防げるでしょう。

2-3 独自性のある文章にする

採用の規模にもよりますが、応募者へのメールにはテンプレートを使用する企業様も多いのではないでしょうか。
その際、どうしても「テンプレ感」というのが出てしまいますよね。
求職者側も「そういうもの」だと理解してくれる場合がほとんどですが、
ここで企業の“独自性”が出せれば他企業より一歩リードすることができます！

そのためには、下記のような内容を入れ込むことが有効です。
・    「〇〇様と一緒に働けることを…」のように、応募者様のお名前を文中に入れる。
・    面接時に高評価だった部分を伝える

テンプレートに加筆する必要があるため工数はかかってしまいますが、
こういった内容が加わることで、『自分』に送られているという“特別感”が出てきます。

特に転職者は、同じような職種・条件の企業を並行して受けている可能性が高いため、
中途採用の場合は「自分が必要とされている！」と思わせるような文章が効果的と言えるでしょう。

面接時の評価については、実際の内容と食い違いのないよう、
面接担当者から社内チャットなどで評価を共有してもらうようにしましょう！

2-4 併せて電話でも内定通知を行う

いくらメールの内容を良くしても、文面では伝わり方に限界があります。
また、内定通知がメールのみだと不安を感じるという求職者も多いようです。
求職者からの印象を良くするためには、メールと併せてお電話にて内定通知を行いましょう。

3章 内定通知メールを作成する際の注意点

せっかく文面を工夫しても、次の点が守れていないとかえって印象を悪くしてしまう可能性があります。
やってしまいがちなミスなど、内定通知メール作成時に抑えておきたい注意点をご紹介します。

3-1 簡潔に、読みやすい文章にする

気持ちを伝えたり独自性を出したいからといって、
だらだらと長い文章になってしまうと、離脱に繋がってしまいます。
印象も良くないですし、大事な伝達事項に漏れが発生してしまうかもしれません。
伝えたいことを簡潔にまとめることが大切です。

また、見出しや箇条書き、行間、文字の色などを使い分け、可読性を高めることも大切です。
内容が良くても全体としての見え方がイマイチだと残念な文面になってしまいます。
作成したら一度全体的に見直し、できれば他の方にも見てもらうと良いでしょう◎

3-2 必要な情報は全て記載する

入社に際して必要な情報が漏れなく記載されているか、よく確認しましょう。

電話では、つい伝え忘れてしまうことってありませんか？
事務的な伝達事項は文面の方が伝わりやすい場合も多いです。
せっかくメールを送信するのですから、必要事項は網羅しましょう。

内定承諾書などを返送いただく必要がある場合は期限がいつまでなのか、
書面であれば消印有効である旨などをメール文面にも記載すると丁寧でしょう。

忘れがちなのは、採用担当者の連絡先です。
内定者が不明点など問い合わせできるよう、署名欄などに必ず連絡先を記載しましょう。
気軽に質問できるよう、「お気軽にお問い合わせください！」などの文面も加えると良いでしょう。

また、新卒採用の場合だと内定から入社までの期間が空いてしまうので、
今後のイベント等の予定を記載すると丁寧でしょう。
早めに伝えておくことでイベント参加率も上がる可能性があります。

3-3 誤字脱字、宛先などのミスがないようチェックする

文面に誤字脱字があると、内定者を軽んじているような印象を与えたり、
いい加減な企業だと思われてしまう可能性があります。
不適切な表現などがないかも含めて、複数人でチェックを行うようにしましょう。

採用担当者が複数いる場合や今後のために自社にノウハウを培いたいという場合は、
メールテンプレートを活用した方が工数も減り、有効かと思われますが、
事実と異なる表記がないか、書き加えた文章に違和感がないかよく確認して送付しましょう。

テンプレートを使い続けて古い情報のまま…なんてこともよく発生します。
定期的にテンプレート文面の見直しも行いましょう。

また、宛先の間違いは大変失礼にあたりますし、
情報漏洩が起こってしまい、信用を大きく失う可能性があります。
よくあるのは、文面をコピペして名前を変更し忘れるケースです。

せっかくの嬉しい通知メールで不快な思いをさせないよう、
必ず一通一通ダブルチェックを行うようにしましょう。

4章 まとめ

今回は企業への印象を良くするための内定通知メール作成のコツや例文をご紹介して参りました。
求職者にとっても、「内定通知」はとても喜ばしい、大変重要なお知らせです。
自分が送られてきて嬉しいと思えるような、思いやりのある文面を目指しましょう。
ちょっとした工夫が他社と差をつけ、内定承諾に繋がるはずです！

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