採用担当の激務に悩んでいる方へ！改善方法を教えます！

中途採用や新卒採用には採用担当の業務が激務になる時期があります。

中途採用は、1月～2月頃・GW明け～6月頃・8月～9月頃、新卒採用は1月～5月頃に求職者の活動が活発になることから、採用担当の業務が忙しくなります。中途採用は通年通して採用が可能であることから、1年の中で繁忙期と閑散期が交互にくるイメージです。

人事はどの企業でも基本的に人数が少ない配置となっているため、採用業務が忙しくなると他業務を並行して行うのが難しいと悩んでいる採用担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで、本記事では採用担当の激務を解決・改善する方法を紹介させていただきます！各企業様に合った改善方法を見つけていただけたら嬉しいです◎

【採用担当の激務を改善する方法①】スカウト代行・採用代行の導入！

スカウト代行・採用代行は導入すると、採用担当の業務負担をかなり減らすことができるものとなっております！スカウト代行・採用代行、それぞれ解説させていただきます◎

スカウト代行はスカウト関連を一括代行するサービス

スカウト代行とは企業様の代わりに代行会社が採用条件とマッチしたターゲットへスカウトを送付します。スカウト送付は求めているターゲットか判断し、採用条件に当てはまる人に送付するシンプルな業務ではありますが、媒体によっては、数人まとめて送付することができなく、1人1人送らなければいけない媒体があり、すごく時間がとられます。また、スカウトを送り始める前にもスカウト文面の作成など手間と時間のかかる業務が発生します。ですが、スカウト代行を導入することで、文面の作成からスカウト配信まで一貫して代行してくれるので、採用担当は他業務に時間を割くことが可能となる嬉しいサービスとなっております！是非スカウト代行の導入を考えてみてはいかがでしょうか◎

採用代行は面接設定までの採用業務を代行するサービス

採用代行とは、応募があった際に面接設定までの応募者対応を代行会社が企業様の代わりに行います。応募者も離職中の方だけでなく、学生や就業中の社会人も多くいますので、連絡がスムーズに返ってくることはほとんどないでしょう。そうなると、応募者1人1人の選考もなかなか進まず、応募者の人数に合わせて採用担当の業務も増えていく一方だと思います。面接対応や内定通知出し以降の対応は企業様にやっていただく必要がございますが、採用代行サービスを導入していただくことで、採用担当の激務をかなり改善することができるはずです！是非、採用代行サービスの導入を考えてみてはいかがでしょうか◎

スカウト代行・採用代行するなら株式会社bサーチの「採善策」がおすすめ！

弊社のスカウト代行・採用代行についてご紹介させていただきます！もっと詳しいお話聞きたい方やご質問・ご相談からでも大歓迎です◎お問い合わせお待ちしております！

1-3-1：株式会社bサーチの「採善策」の特長

採用計画の立案から掲載媒体の選定、求人原稿の作成・掲載、スカウト代行、採用代行などの対応を行い、企業様と一緒に伴走させていただいております！掲載や応募獲得までをゴールとしているのではなく、企業様が目標としている優秀な人材獲得や入社までを弊社も目指し、ご支援させていただいております！詳しくは弊社へお問い合わせいただければと思います◎

1-3-2：料金

スカウト代行・採用代行の料金についてご紹介いたします◎

スカウト代行
スカウト代行の料金につきましては以下の表のとおりです。

※6媒体以上につきましては【5媒体(128,000円)＋月額25,600円/1媒体追加ごと】になります。

採用代行
採用代行の料金につきましては以下の表のとおりです。

★採用窓口→情報をやり取りする窓口数。勤務地が複数でも採用窓口が1つの場合は1カウント。
★媒体→ログインする企業管理画面数。
★職種→募集する職種数。同一職種で職種名の打ち出しが違う場合、書類通過条件が同一であればすべて合わせて1カウント。書類通過条件が異なる場合は、それぞれで1カウント。
※スカウト代行の5媒体までの金額(128,000円)は上記の採用代行月額料金に含まれております。スカウト代行の6媒体目以降の料金は【上記の採用代行料金＋月額25,600円/1媒体追加ごと】となります。

【採用担当の激務を改善する方法②】適性検査を導入し、採用フローを減らそう！

面接で人間性を全て見極めるのはできません。そこで、適性検査(ミキワメ)を導入することで、面接では見極めることが難しいその人の真の性格であったり、人間性を見ることができるため、複数回面接実施するより適性検査(ミキワメ)を導入した方が業務の効率化を望むことができます！ここでは比較がしやすいように適性検査(ミキワメ)ツールをご紹介し、メリット・デメリットについても解説いたします！

適性検査(ミキワメ)ツールの比較

適性検査(ミキワメ)を導入するメリット

業務の効率化が望め、面接で見極めることが難しい応募者のデータがとれるのも導入するメリットの一つです。応募者がどういった人材なのかを分析し、「採るべき人材、採るべきではない人材」をひと目でミキワメます。適性検査(ミキワメ)を導入することで、実際に選考対応する人数や面接の実施回数を減らすことができます！

適性検査(ミキワメ)を導入するデメリット

適性検査(ミキワメ)を導入したからといって、必ずしも確実なデータがとれるとは限りません。応募者が嘘の回答、事前に受験対策を行えば当然、良い結果となります。適性検査(ミキワメ)では 人間性や個性や人柄といった本質まで完全に理解することはできないということを覚えておくようにしましょう！

【採用担当の激務を改善する方法③】採用管理ツールの導入！

採用管理ツールを導入することで応募者管理を楽にすることができます！採用管理ツールを導入したことでのメリットとおすすめの管理ツールをご紹介いたします◎

採用管理ツールを導入したことでのメリット

複数媒体使って採用活動している場合、媒体ごとに応募者を管理していると思いますが、採用管理ツールを導入することで、各媒体の応募者情報を自動的に確認・登録を行うので採用担当は書類選考、面接、他業務へ時間を費やすことが可能となります！

採用管理ツール4選

採用管理ツールの特徴と併せてご紹介させていただきます◎

3-2-1：採用一括かんりくん

●外部連携による効率化
・下記媒体からの応募者を⾃動で取り込むことが可能。
→エン転職、doda、マイナビ転職、type、女の転職type、Re就活
・⼟⽇祝⽇含め、毎⽇下記時間帯内に取り込みを実施。
→1回目 7時〜10時　2回⽬ 11時〜14時　3回⽬ 15時〜18時
※ただし、インターネット環境や媒体管理画⾯の状況によっては取込時間が前後する可能性有。

●分析の可視化
・問題点把握のための機能が充実。
・職種やエリアごとに今各選考に何人いるという進歩が一目で分かる！
・リアルタイムで分析されるデータは、ExcelやPDFで検出可能。

3-2-2：HRMOS(ハーモス)

●データに基づく採用活動の分析・採用戦略策定
・応募から入社までのデータを蓄積でき、課題を発見。蓄積されたデータから採用計画を立て、予実管理ができる。

●リマインド機能・日程調節機能の充実
・リマインド機能で採用スピードの改善：対応すべき候補者の可視化や、面接官への自動リマインド機能で、採用スピードをより改善できる。
・日程調節機能で簡単に面接設定可能：Googleカレンダーとの連携や日程調整機能があるので、他のツールを使わなくても、簡単に日程調整が可能。

●応募者情報を自動取り込みできる採用媒体
→マイナビ転職、ビズリーチ、キャリトレ、Wantedly、doda、エン転職、Green

3-2-3：面接コボット

●応募者一括管理
複数の求人媒体(バイトル・バイトルNEXT・はたらこねっと・バイトルPRO・他社媒体)の応募者情報を一括で閲覧・管理ができ、面接コボットはアルバイトの求人媒体に関係なく、利用できる。

●24時間365日対応可能
面接コボットが24時間365日応募対応・面接日程を自動で設定。求職者の思考にマッチした対応方法で、応募者の離脱を軽減し、レスポンス率・面接率の改善に繋げることが出来る◎

●自動連絡機能
初期対応メッセージの自動送信や面接日程確定もワンクリックで完了。企業側は、応募者の面接日程の候補日から、実施可能な面接日程を選択するだけ◎募集する職種や条件に合わせて自由に質問メッセージを送ることが可能となり、個別対応機能・事前質問機能により、条件にあった応募者だけに希望の面接日程の依頼を表示することも面接コボットでは実現できる。

●予約管理
面接コボットの管理画面のカレンダー機能で、面接日程のスケジュール確認ができる。また、面接コボットのID/PWのみで、複数の求人媒体の応募者情報を一括で閲覧することもできるので業務の効率化が実現。

●WEB面接
面接コボットの管理画面上でURLを自動発行し、WEB面接が可能。

3-2-4：sonar ATS(ソナー・エーティーエス)

●新卒・中途採用を一元管理できるのは「sonar ATS」だけ！
新卒採用・中途採用に必要な機能がすべて揃って効率的に運用・管理が行える。管理する応募者の人数と利用期間で料金が決まり、インターンシップ期間だけといった短期利用も可能◎

●工数・時間のかかる事務作業を自動化
応募者へのあらゆる連絡を自動化。応募者へのリマインド連絡やデータ集計など、煩雑な採用業務を自動化し、連絡漏れや対応ミスをなくすと共に、作業時間を減らし、大切な面談などに時間を使えるようになる。

【採用担当の激務を改善する方法④】離職率を下げる！

採用しても、離職率が高ければ採用業務は永遠に続いていくことになります。選考の段階で、応募者がその企業にマッチしている人材なのか判断し、入社後の離職率を下げることも採用業務を終了させるうえで大事になります。離職率を下げるには、社員が働きやすい職場環境を整えることが重要です！働きやすい職場環境とはどういった環境なのか解説いたします◎

社員同士のコミュニケーションが円滑になる体制を整える

社員同士のコミュニケーションが普段から上手く取れていないと、業務上でミスが起こりやすくなります。普段からコミュニケーションが取れていると、業務上でも円滑にコミュニケーションを取ることができ、仕事上での連携が上手くいくようになります！また、上司や後輩とも普段から沢山コミュニケーションを取っておくことで、困ったときなどの相談事もしやすく・されやすくなり、働きやすい職場環境が整えられます。そこで、コミュニケーションを円滑にする方法を合わせてご紹介いたします◎

4-1-1：1on1の実施

週に1回、部署内でペアを作り30分程度話す機会を設けるのもコミュニケーションを円滑にする1つの方法です。1on1の時間は基本的に仕事上での悩みや相談事を話すのはNGとされております。その時だけは息抜きとして仕事を忘れ、プライベートの話などたわいもない会話をすることで、日々の仕事上でのコミュニケーション円滑化を促進することができますので、是非導入してみてはいかがでしょうか◎

注意点として、部署内全体で同じ時間に1on1を実施すると、来客や電話があった際に対応する人がいなくなってしますので、1週間のうちに曜日や時間をバラバラに設定し、来客対応や電話対応する人がきちんといる状態で行うようにしましょう！

4-1-2：コミュニケーションを円滑にしてくれるトークテーマ５選

自然と盛り上がれて仲を深められるトークテーマをご紹介いたします。

①趣味や休日にしていることの話
➡趣味や休日の話をすると仕事の時以外の一面を知ることができます。また、相手の人間性について興味あるように伝わり、仲が深まりやすくなるでしょう◎

②地元・出身地の話
➡学生のころとは違い、社会人になると出身地にバラつきが出てきます。自分と相手が出身地が違う際は、オススメな観光スポットやグルメなどについて話すと盛り上がるでしょう◎

③好きなアーティストの話
➡お互い好きなアーティストの話をすることで相手のことを知ることができます。また、おすすめされたアーティストの曲を聴くことで新しい発見があるかもしれません！おすすめされたアーティストにハマってしまったらその後は一気に距離が近くなるでしょう！また、同じアーティストが好きだった場合は最初から急接近し、仲が深まること間違いなしです◎

④好きな食べ物の話
➡食は誰もが欠かせない共通の話題です。相手の好きな食べ物を知っていれば、食事に誘いやすくなり、誘うきっかけにもなるでしょう！

➄天気・気候の話
➡人に話しかけるのが苦手な方や人見知りの方もいるでしょう。「暑いですね。」「寒くなってきましたね」など一言話しかけるだけで、会話のきっかけを作ることができます。そこから色々な話題に展開していくと仲が深まるきっかけになりますので、勇気を出して色々な人に話しかけて行きましょう◎

4-1-3：イベントの開催

イベントを開催することで社員同士の関わる機会を増やし、仲を深めることに加え、仕事でも大事なチームワーク向上を目指します！どのようなイベントがあるかいくつかご紹介します◎極力、全員参加が好ましいでしょう！

①ランチ会(ランチ会の時のみ、ご飯代は会社負担)
➡部署内で月に1回、複数人チームを作りランチに行ってもらう制度。毎月メンバーを変えることで、同じ部署でもあまり関わらない方と話し、仲を深める良い機会となります。

②運動会
➡大人になってからは運動する機会が減ることで運動していない大人は多いと思いますが、日々座って仕事を行っていたら余計に運動しないといけません。そこで運動する機会を会社が設けることで、嫌でも動かなければいけなくなるので、体のためにも、社員同士のチームワーク向上にも運動会は最適でしょう◎

③ＢＢＱ
➡会社以外の場所で会うことも大切です！会社の場所に留まらず、会社以外の場所で会い、美味しいものを食べ、お酒を酌み交わし、沢山お話することで普段聞けない話が聞けることも多くあります。ですので、会社で仲を深めるのも良いですが、年1回くらいは外部で接触する機会を設けるとよいでしょう！

職場環境の清潔さ

目に見えるところにほこりが溜まっていたり、ごみが落ちていたり、使用した備品が出しっぱなしなどになっていませんか。たとえ自分が仕事するデスク周りが綺麗で整理されていたとしても、目に見える場所が散らかっていたりすると仕事に対する社員の気持ちにも影響が出てきてしまいます。ですので、使用した備品はきちんと片付ける、定期的に職場の掃除を社員で行うなど職場の清潔さを保つようにしておきましょう◎

福利厚生の充実

福利厚生の充実度合いで社員の満足度や仕事に対するモチベーションが左右されます。家賃補助や通勤手当の他に喜ばれる福利厚生についてご紹介いたします！

①美容補助➡ネイルやまつ毛、美容院など美容関係の一部を補助。
②スポーツジムの会費補助➡スポーツジムの月額を一部補助。
③昼食補助➡昼食代の一部を補助。
④宿泊施設やレジャー施設の割引制度➡施設と契約し、社員が割引価格で利用できる制度。
➄健康診断手当➡健康診断の助成金手当。
➅通勤専用バス➡最寄駅から少し離れた場所に会社がある際は、通勤が楽になる制度。

研修制度の充実

未経験からでも安心して働けるような研修制度が重要となります。また、数年勤務している社員でも、新システム導入した際や業務内容に大きく変更があった際など、その時に応じて適切な研修制度を設けることで、安心して働ける職場を作ることができるため、不安な気持ちで業務を進めることがないよう研修制度を充実させると良いでしょう◎座学研修だと眠くなってしまったり、集中力が切れてしまうので、研修制度についても工夫する必要があります！そこで喜ばれる研修制度2つご紹介します◎

①ゲーム型研修
➡チームを作り、問題解決を目指す研修。チームで楽しみながら研修に取り組むことができる一方、仕事をするうえで必要となる協力性や団結力、コミュニケーション力、意見を発表する力などを養うことができます。

②実践型研修
➡研修を受けながら実践することで、ただ話を聞くより、教えてもらいながらその場で理解を深めることができるため、研修内容にもよると思いますが、実践型で行える研修の場合は、座学ではなく実践型で行うのがよいでしょう！

【採用担当の激務を改善する方法➄】採用業務に専念できる環境を整える！

新卒採用、中途採用それぞれ時期は異なりますが、採用業務が忙しくなる時期があります。そこまで忙しくない時期であれば他業務との兼務で問題ないと思いますが、忙しくなる時期ですと他業務との兼務が難しくなることがあります。ですので、採用が忙しくなる時期は他業務との兼務をせず、採用業務に専念できるような環境を整えましょう！

社内の他部署から協力を得る

採用業務は会社全体に関わることです。人事部だけで人手が足らない際は、採用業務が忙しい期間だけでも他部署から人を派遣してもらうなど他部署の協力を得て採用業務を行っていきましょう◎

まとめ

最後までお読みいただき、ありがとうございます◎

株式会社bサーチでは、求人広告媒体を含む100種類以上の採用手法を取り扱っており、貴社に合った最適なプランニングから求人原稿などのコンテンツの作成、データの分析/効果改善を一貫してご支援させていただいております。

採用業務が忙しい時期など他業務との兼務が難しい場合は、是非弊社へご相談ください。弊社全体で貴社の採用成功に向け、尽力させていただきます。お問い合わせお待ちしております！！