アルバイト採用者向け!メールの返信方法11選【テンプレートあり】

 「アルバイトの募集を始めたものの、採用活動でどのような返信メールを送ったらいいのかわからない」……このようなお悩みはありませんか?
 アルバイト採用は社員採用以上に迅速な対応が求められる上、正確で丁寧な返信も重要視されるという、意外に神経と労力を要する業務となっています。

 そこで本記事では、アルバイト採用時に発生するメールのやり取りを状況別に解説し、返信のときにそのまま使える実用的な例文もあわせてご紹介していきます。
 記事の後半では、返信メールの内容をさらに向上させるためのポイントを項目ごとにわかりやすくまとめました。

 効率的かつ好印象を与えるメール対応ができるようになれば、採用業務の負担が軽減されるだけでなく、応募者からの評価アップにも期待できます。
 ぜひ本記事を参考に、よりスムーズで効果的なアルバイト採用を実現してください。

今すぐ使える! 状況別アルバイト採用の返信テンプレート 11選

 本記事では、はじめに状況別のメール返信例をご紹介します。テンプレートとしてそのまま使ったり、現場に合わせてアレンジしたりして、ぜひご活用ください。
 アルバイト採用にあたり、メールでのやりとりが必要になるシーンは以下の8つが挙げられます。

①    応募受付メール
②    履歴書送付の依頼メール
③    面接日程の調整
④    面接日程の確定
⑤    面接日前のリマインドメール
⑥    採用通知
⑦    不採用通知
⑧    辞退連絡への返信

一つひとつ解説も交えてご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

アルバイト採用 応募受付時の返信メール(サンクスメール)

 アルバイト採用の応募者に対し、「あなたの応募を受理しました」と最初にお知らせするメールが、こちらの応募受付メールです。応募に対する感謝の意を込め、「サンクスメール」と呼ばれることもあります。
 応募者から企業への大切なファーストインプレッションになりますので、誠実で好感のもてる対応を心がけましょう。内容は短くシンプルに、感謝の想いを第一に伝えられると、採用プロセスの第一歩として円滑なやり取りが始められます。
 テンプレートは以下の通りです。

件名:【株式会社〇〇】アルバイト応募受付のご連絡

本文:
〇〇〇〇(応募者名) 様

お世話になります。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。

このたびは、弊社のアルバイト募集にご応募いただき、誠にありがとうございます。

ご応募いただきました内容は、無事に受理いたしました。
今後の選考につきましては追ってご連絡いたしますので、今しばらくお待ちくださいませ。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

改めまして、このたびのご応募に心より感謝申し上げます。
引き続きよろしくお願いいたします。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
電話番号:
メール:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

アルバイト採用 履歴書送付の依頼メール ※書類選考がある場合

 アルバイト採用のプロセスに書類選考がある場合、応募者には履歴書や必要書類の提出を依頼するメールを送付します。相互間のやりとりがスムーズに行えるよう、フォーマットや提出先、提出期限については可能な限り詳細に明記するようにしてください。
 また、履歴書には企業指定のものや学校指定のもの、市販のものなどさまざまな書式あります。電子かアナログか、カラーかモノクロか、顔写真の有無などについても、必要に応じ、採用側で指定してあげる方がより親切であるといえるでしょう。
送付方法はメール・郵送どちらでも構いませんが、企業の負担にならない範囲で、両方とも対応できるようにしておくと便利です。それぞれ、必要事項には漏れがないようご注意ください。

◎メールで送付する場合:送付先メールアドレスを記載し、添付ファイルの形式(PDF推奨など)やファイル名の指定(「名前_履歴書」など)があれば明示します。

◎郵送で送付する場合:送付先の住所を明記し、到着期限や注意事項(例:封筒に「履歴書在中」と記載するなど)を記載します。

 テンプレートは以下の通りです。

件名:【〇〇株式会社】履歴書ご送付のお願い

本文:
〇〇〇〇(応募者名) 様

お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。

選考を進めさせていただくにあたり、履歴書のご送付をお願い申し上げます。

<履歴書送付の詳細>
書式:(企業で指定のものがある場合はファイルを添付)
送付方法:メール添付または郵送

メール送付先:

※添付ファイルはPDF形式を推奨しております。ファイル名は「お名前_履歴書」としてください。

郵送先:〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3
〇〇株式会社 採用担当宛

※封筒に「履歴書在中」と明記してください。

提出期限:〇月〇日(〇曜日)〇時〇分 まで

何かご不明な点がございましたら、以下の連絡先までお気軽にお問い合わせください。

お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
電話番号:
メール:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

しかしながら、アルバイト採用は一般的な社員採用と比べ、採用までのスピード感が重視される場合がほとんどです。そのため、選考フローも可能な限り簡略化したものが好まれる傾向にあります。
書類選考が必須でないのならば、面接時に合わせて履歴書の提出をお願いするなど、採用プロセスの適正化についても検討してみることをおすすめします。

アルバイト採用 面接日程の調整

 続いて、アルバイト採用における面接日程の調整メールについてご紹介していきます。
 応募受付、書類選考(ある場合)が終われば、次のステップである面接に進みます。
 面接の日程を調整するメールでは、以下のことを心がけるように注意してください。

 ・日時の候補を複数提示する
  →応募者の都合を尊重するため、候補日時を複数用意し、選びやすくします。
 ・面接形式を明確にする
  →オンラインor対面
   オンライン面接の場合:使用するツール(例:Zoom、Google Meet)やリンクを記載します。
      対面面接の場合:場所の詳細(住所や最寄り駅)とアクセス方法を具体的に明記します。マップの画像や、リンクを貼り付けるのも良いでしょう。
 ・所要時間と持ち物を伝える
  →応募者が適切に準備して面接に臨めるよう、面接の所要時間や必要書類(例:履歴書、身分証)について記載します。

オンライン面接・対面面接それぞれのテンプレートは以下の通りです。

◎オンライン面接の場合

件名:【〇〇株式会社】オンライン面接日程のご調整のお願い

本文:
〇〇〇〇 様

お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。

書類選考の結果、次のステップとしてオンライン面接をお願いしたくご連絡差し上げました。
以下の候補日時の中から、ご都合の良い日時をお選びいただきますようお願いいたします。

<面接候補日時>
〇月〇日(〇曜日)〇〇時~〇〇時
〇月〇日(〇曜日)〇〇時~〇〇時
〇月〇日(〇曜日)〇〇時~〇〇時

<面接詳細>
形式:オンライン(Zoom使用)
※カメラオンでの実施を予定しています
URL:面接確定後にお送りいたします
※所要時間は○○分程度を予定しております。

面接当日は、静かな環境で通信状況の良い場所をご準備いただき、開始5分前までの接続をお願いいたします。
候補日時のいずれもご都合が合わない場合は別途調整いたしますので、遠慮なくお知らせください。
その他ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお気軽にお問い合わせください。

返信期限:〇月〇日(〇曜日)までにご返信いただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
メール:
電話番号:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

◎対面面接の場合

件名:【〇〇株式会社】対面面接日程のご調整のお願い

本文:
〇〇〇〇 様

お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。

書類選考の結果、次のステップとして対面での面接をお願いしたくご連絡差し上げました。
以下の候補日時の中から、ご都合の良い日時をお選びいただきますようお願いいたします。

<面接候補日時>
〇月〇日(〇曜日)〇〇時~〇〇時
〇月〇日(〇曜日)〇〇時~〇〇時
〇月〇日(〇曜日)〇〇時~〇〇時

<面接詳細>
場所:〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3 〇〇株式会社 本社3階 会議室
(最寄り駅:〇〇駅 東口より徒歩5分)
※所要時間は○○分程度を予定しております。
マップ:

持ち物:履歴書(写真付き)、身分証明書
面接当日は、受付にてご自身のお名前と、面接の予定時刻をお伝えください。

候補日時のいずれもご都合が合わない場合は、別途調整いたしますので遠慮なくお知らせください。
その他ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお気軽にお問い合わせください。

返信期限:〇月〇日(〇曜日)までにご返信いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
メール:
電話番号:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

アルバイト採用 面接日程の確定

 アルバイト採用の応募者に都合の良い候補日を選択していただけたら、それに対する日程確定のメールを送ります。
 確定した日時や場所、面接に関する詳細情報や注意事項を改めて相互間に共有することで、認識のズレや情報のモレを防いだり、応募者がより安心して面接に臨めるようになったります。
 テンプレートは以下の通りです。

件名:【〇〇株式会社】面接日程確定のご案内

本文:
〇〇〇〇 様

お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。

この度は、面接日時のご連絡、誠にありがとうございます。
以下の通り、面接の日程が確定いたしましたのでご案内申し上げます。

日時:〇月〇日(〇曜日)〇〇時~
※所要時間は○○分程度を予定しております。

◎オンライン面接の場合

URL:<面接用リンク>
※URLは、開始5分前までにご利用ください。

静かな環境で通信状況の良い場所からご参加ください。
必要であれば事前にカメラやマイクの動作確認をお願いいたします。
万が一トラブルが発生した場合は、下記の連絡先までご連絡ください。

◎対面面接の場合

場所:〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3 〇〇株式会社 本社3階 会議室
(最寄り駅:〇〇駅 東口より徒歩5分)
持ち物:履歴書(写真付き)、身分証明書
マップ:

面接当日は、受付にてご自身のお名前と、面接の予定時刻をお伝えください。

なお、ご不明な点や面接当日にご都合が悪くなった場合は、下記の連絡先までお知らせください。

それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
電話番号:
メール:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

アルバイト採用 面接日前のリマインドメール

 続いて、面接日前に送るリマインドメールについて解説していきます。
 面接日程の確定から面接日まで期間が空く際には、面接の前日、可能であれば午前中のうちに、アルバイト採用の応募者に向けてリマインドメールを送るようにしましょう(面接予定日が月曜日の場合は、金曜日に送るようにしてください)。早すぎず遅すぎず、応募者が余裕をもって準備の時間を確保できるタイミングがベストです。
 面接の予定を双方で再確認することで、応募者が面接の予定を忘れてしまったり、無断欠席されてしまったりするなどの、よくある失敗やトラブルを事前に防止することができます。
 応募者の安心にもつながるため、必ず送ってあげてください。
 テンプレートは以下の通りです。

件名:【〇〇株式会社】明日の面接についてのご連絡

本文:
〇〇〇〇 様

お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。
このたびは、弊社のアルバイト採用にご応募いただき、誠にありがとうございます。

明日、○○様とは下記日程で面接のお約束がございます。
ご都合にお変わりはございませんでしょうか。

もし日程変更をご希望の場合は、再度ご希望の日時を複数ご提示くださいませ。

<面接詳細>

日時:〇月〇日(〇曜日)〇〇時~
所要時間:30分程度

◎オンライン面接の場合
形式:オンライン(Zoom使用)
URL:<面接用リンク>
お願い事項:
面接開始5分前までにリンクへ接続をお願いいたします。
静かな環境で通信状況の良い場所からご参加ください。
何か不具合が発生した場合は、下記の連絡先までご連絡ください。

◎対面面接の場合
場所:〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3 〇〇株式会社 本社3階 会議室
(最寄り駅:〇〇駅 東口より徒歩5分)
持ち物:履歴書(写真付き)、身分証明書
お願い事項:
面接開始5分前までに受付にお越しください。
何かご都合が悪くなった場合や、時間に遅れそうな場合は、下記の連絡先までご一報ください。

その他ご不明点があれば、お気軽にお問合せくださいませ。

それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
電話番号:
メール:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

採用通知

 選考に合格した応募者には、採用メールを送ります。
 応募者にとっては、本メールがターニングポイントとなります。確実に、誠実に採用の確定を通知し、初出勤の日程など、採用後のスケジュールについて案内するようにしましょう。
 応募者のほとんどは、採用結果の連絡を心待ちにしています。不安やストレスを緩和し、途中離脱のリスクを減らすためにも、面接日の翌日~2日後までには連絡してあげてください。特別な事情がない限り、遅くとも1週間以内には通知するようにしましょう。
 テンプレートは以下の通りです。

件名:【〇〇株式会社】面接選考結果のご連絡

本文:
〇〇〇〇 様

お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。

先日は弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。

選考の結果、〇〇〇〇様をアルバイトスタッフとして採用させていただくことが決定しましたので、ここにご連絡申し上げます。

つきましては、採用手続きを以下の日程で行うことを予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。

日時:令和○年○月○日(○曜日)〇時~
場所:[実際に勤務してもらう場所・住所]
持ち物:[必要なものリスト]

【○月○日】までに、お電話もしくはメールでご連絡をいただけますと幸いです。
ご都合が合わない場合には調整いたしますので、遠慮なくお申し付けくださいませ。

なお、期限までにご連絡をいただけない場合には、採用を取り消す場合がございますのでご注意ください。
その他、何かご不明な点などございましたら、下記の連絡先までお気軽にご連絡ください。

〇〇〇〇様が弊社の一員としてご活躍いただけることを心より楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
電話番号:
メール:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

不採用通知

 選考の結果、不合格となってしまった応募者に対しては、不採用メールを送ります。
 内容ゆえにどうしてもネガティブな連絡になってしまうため、通知する際には応募者への誠意や配慮を心がける必要があります。
 また、返信するタイミングは早すぎず遅すぎず、「慎重に審査した結果」であることが伝わるくらいの期間(3、4日前後)を意識してみてください。
 テンプレートは以下の通りです。

件名:【〇〇株式会社】選考結果のご連絡

本文:
〇〇〇〇 様

お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。

◎書類選考の場合

このたびは、弊社のアルバイト募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

お送りいただきました履歴書を拝見し、慎重に選考を進め、判断させていただいた結果、残念ながら、今回の募集においてはご期待に添えない結果となりましたことをお知らせいたします。

◎面接選考の場合

先日はお忙しい中、面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めさせていただきました結果、残念ながら、今回はご期待に添えない結果となりましたことをお知らせいたします。

誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願いいたします。
なお、これまでお預かりしました履歴書や職務経歴書などは個人情報保護の観点から当社にて適切に破棄いたします。

末筆ながら、ご応募いただきましたことに深く感謝申し上げますとともに、〇〇〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
電話番号:
メール:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

辞退連絡への返信

 採用者から内定辞退の連絡があった際には、辞退を承認するメールを送ります。
 アルバイト採用の場合でも、合格した応募者が必ずしも内定に承諾してくださるとは限りません。
 採用を辞退する旨の連絡をいただく可能性も、考慮しておく必要があります。
 内定辞退の連絡を受けたときには、応募者が慎重に考えた末の決断であることを尊重し、丁寧に返信することが大切です。誠実な対応をすることで、応募者が企業に対して良い印象を持ち続けるだけでなく、将来的に再び縁がつながる可能性を残すこともできるのです。
 テンプレートは以下の通りです。

件名:【〇〇株式会社】内定辞退の受諾に関するご連絡

本文:
〇〇〇〇 様

お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の△△と申します。

まずは、弊社の採用活動にご応募いただき、また選考を進める中でお時間を割いていただいたことに、心より感謝申し上げます。

ご丁寧にご連絡をくださり、誠にありがとうございました。
ご辞退の意思について、拝受いたしました。
〇〇様が慎重にご検討された結果であると理解しております。このような形でご縁が繋がらなかったことは非常に残念ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

なお、これまでお預かりしました履歴書等は当社にて破棄いたしますことをご了承いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

もし将来的に再びご縁をいただける機会がございましたら、ぜひご連絡いただければ幸いです。その際は、またお話しできることを楽しみにしております。

改めまして、これまでのご応募に心より感謝申し上げます。

======================================
〇〇株式会社 人事部
採用担当:△△
電話番号:
メール:
採用HP
企業SNS
Youtube
======================================

アルバイト採用 メール返信時のポイント8選

 1章に続き、ここからはアルバイト採用時にメールの返事をする際、気をつけるべきポイントについて解説していきます。
 返信時のポイントには、主に以下の8つの項目が挙げられます。

①    メールがきたらすぐに対応する(即日返信がマスト!)
②    返信は営業時間内に
③    件名で内容がわかるように
④    採用担当の名前を名乗ってあげると良い
⑤    必要な情報はすべて記載する
⑥  メールの最後には必ず署名を付ける
⑦   応募者にどのような印象を与えるかを意識
⑧   メールではなく、電話やSMSなども活用すると採用活動がスムーズに進むことも

 テキストのみのやりとりでも、ちょっとしたコツを掴んで留意することで、応募者に好印象を与えることができます。
 以下のことに気をつけて、お互いに気持ちのよいコミュニケーションをとれるようにしましょう。

メールがきたらすぐに対応する(即日返信がマスト!)

 応募者から何かしらアクションがあった際は、必ず〝すぐに〟対応してください。
 実際、これが最も重要なことです。可能な限り早く、できたらその日のうちに返信するようにしましょう。
 スピーディーな返信は採用までの行程をスムーズに進められるだけでなく、応募者の途中離脱を防ぎ採用の確率を上げることにもつながります。
 採用側からの返信が遅ければ遅いほど、応募者は不安になるものです。不安は不信感を生み、不信感は意欲の低下をもたらします。
 逆にいえば、返信の早い企業は応募者自身への興味・関心の高さを感じさせることができ、ポジティブな印象を与えることができるのです。
 スピーディーな対応にはメリットしかありません。意識して、迅速に対応するようにしましょう。

 また、応募受付時のメールはサービスによって自動返信ができるものもあります。よりスムーズに、確実に対応するため、設定を検討されてみてはいかがでしょうか。

返信は営業時間内に行う

 メールを返信するときは、基本的に営業時間内に返すようにしましょう。
 前述の通り早いに越したことはないのですが、仕事時間外の活動は不必要に応募者の不安をあおってしまう可能性があります。
 もし夜や休日に問い合わせがあった場合は、お互いの負担を減らすためにも「翌営業時間内で」なるべく早く返信することをおすすめします。
 また、「返信は営業時間内に行う」という旨を応募者にあらかじめ提示しておくことで、余分な行き違いや応募者が返信を待つ間の不安を解消することができます。「対応可能時間は平日〇時~〇時になります」と一言、前もってお伝えしておくと、やりとりがよりスムーズになるでしょう。

件名で返信内容がわかるように

 件名はできる限りわかりやすく表記しましょう。
 少しでも見落としや行き違いの可能性を防ぐため、「【株式会社〇〇】面接日程のご調整について」のように、会社名と要件が一目でわかりやすい件名を心がけてみてください。

採用担当の名前を名乗ってあげると良い

 返信メールの冒頭では、企業名と一緒に採用担当者の名前も記載するようにしましょう。
 返信時に「採用担当の△△です」と自分の名前を名乗ることで、「メール文の向こう側にいる自分」の姿を応募者により強く感じさせる効果があります。
 担当者をはじめに一人の人として提示すれば、応募者は「知らない誰か」に対するときよりもやりとりに親しみを感じやすくなります。また、自己を開示することで採用担当者の責任や誠意も伝わりやすくなるため、応募者には安心と信頼を感じさせることもできます。
 問い合わせの際にも「△△さんをお願いします」と具体的な対応がとりやすくなるので、スムーズなコミュニケーションをとれるようになるというメリットもあります。

必要な情報はすべて記載する

 選考のステップに合わせて、応募者に案内すべき情報は完全な形で漏れなく文面に盛り込みましょう。
 各選考時に必要になってくる情報としては以下が挙げられます。

  • すべての返信時に記載する
    ・企業名(HPのリンクもあると◎)
    ・現在の選考過程
    ・担当者の名前と問い合わせ先(メールアドレスや電話番号)
  • 書類選考時に記載する
    ・必要書類
    ・必要な記入内容
    ・提出期限(〇月 ×日 △時まで)
    ・提出方法(データ、郵送、手渡し)
     郵送の際には当日消印有効の可否も伝えましょう。
    ・合否連絡のタイミング(目安でもよいので、提出から何日後or提出期日から何日後までに、と記載する)
  • 面接案内時に記載する
    ・面接の日時(〇月 ×日 △時から)
    ・面接の形式(オンラインor対面)
     →オンラインの際にはツールやURLの案内も行いましょう
     →対面の際には企業の住所や最寄り駅からの経路を用いて案内しましょう
    ・服装
    ・準備物

 情報の不足や漏れは応募者からの信頼の低下につながります。応募者の迷いや不安を減らしてあげるためにも、返信前には情報の不足がないかしっかり確認しましょう。
 やりとりが増えるごとに応募者は離脱しやすくなります。一回のメール内で網羅的に情報を組み込むことで、結果的にお互いの負担を減らすことができます。

メールの最後には必ず署名を付ける

 メールでやりとりをする際には、毎回、文面の最後に署名を記載するようにしましょう。
 署名があることで差出人が明確になり、応募者に信頼感を与えることができます。
 メールや電話番号などの連絡先をわかりやすく明記すれば、応募者が簡単に問い合わせを行えるようになります。特に、日程変更や質問がある場合に迅速に対応できるのは大きなメリットといえるでしょう。
 署名には最低限、次の7項目を含めるようにしてください。チェックリストを作成しておくと便利です。

•    担当者名(フルネームが望ましい)
•    役職名(例:採用担当)
•    会社名
•    メールアドレス
•    電話番号
•    会社住所(必要に応じて)
•    会社のウェブサイト(あれば)

 また、企業の運営するSNSなどがあれば、そのURLも記載してあげると応募者の企業理解を後押しすることができます。署名を通して企業を知っていただく良い機会になりますので、有効に活用しましょう。
 記載するときは、応募者に見やすくわかりやすいフォーマットづくりを心がけてください。
以下に簡単な例を載せます。

======================================  
〇〇株式会社 人事部  
採用担当:△△ △△
メール:
電話番号:
住所:〒123-4567 東京都〇〇区〇〇町1-2-3  
企業HP:https://example.com  
SNSアカウント:
企業youtube:
======================================

 フォーマットを見やすく整えたら、署名が文字化けせず、正確に表示されているかを確認しましょう。複数のデバイスやメールソフトを用いて、実際に受信した場合の見え方をチェックしてみる方法がおすすめです。自分以外の誰かにお願いして、ダブルチェックも行えるとより確実です。

応募者にどのような印象を与えるかを意識

 送信ボタンをクリックする前に、作成したメール本文が応募者にどのような印象を与えるか、意識してもう一度読み返してみてください。
 応募者にとっては、採用担当者がそのまま「企業の顔」になります。応募者対応が丁寧で親切であればあるほど、企業そのものに対する興味や信頼感が高めることができるのです。
 必要事項が網羅されたテンプレートは有用ですが、それだけでは「無機質・怖い」という印象をもたれかねません。冒頭と文末の挨拶を少し工夫するだけでも、応募者からの心理的距離がグッと近づきます。
 おすすめとしては、まず第一に感謝の気持ちを伝えることです。数ある候補の中から自分の企業を選択して応募してくれたことに対し、その都度、感謝を言葉にして伝えてあげるようにしましょう。

 また、文章自体の読みやすさも十分に重視してください。漢字をひらいたり適度に改行したりすると、メールを開いた瞬間の威圧感を和らげることができます。つい目が滑って内容を見落としてしまう可能性も減らせるため、体裁の整え方も意識してみると良いでしょう。
 基礎的なことに思えて、意外と多いのが誤字脱字です。こちらも読みにくさにつながりますし、一般的なマナーとしても良くありません。読み返す際には軽く音読してみると、黙読よりも見落としに気づきやすくなります。
 自分以外の人に読んでもらい、ダブルチェックを行うのもおすすめです。ぜひお試しください。

メールではなく、電話やSMSなども活用すると採用活動がスムーズに進むことも

 ここまで、アルバイト採用時に使えるメール返信のコツについて説明してきました。
 しかし、場合によって、電話やSMSなどのメール“以外”の連絡手段を用いることで、採用業務をより有効に進められることもあります。
 特に、若い方はメールよりもSMSDMでのやりとりの方が親しみやすい傾向があります。状況に応じて使い分けてみることをおすすめします。
 また、一般的に合格通知は電話とメールの両方で行った方が良い傾向があります。電話をかけるときは何を話すべきか、必要事項をまとめた電話台本をつくっておくようにしてください。
 いずれの方法にせよ、連絡手段は事前に共有しておくようにしましょう。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
本記事ではアルバイト採用時にそのまま活用できる返信テンプレートと、応募者への対応を行っていくうえで気を付けなければならないポイントについてご紹介しました。
採用業務を行う際には、企業側は常に応募者側の置かれている状況を考え、迅速かつ丁寧な対応と連絡を心がける必要があります。
自らが企業の顔として連絡していることを忘れず、いつでも応募者に対して適正な返信をできるようにしましょう。
株式会社bサーチは、求人広告代理店としてアルバイト採用の支援なども行っています。ニーズに合わせたサービスのご提案や支援も可能ですので、ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

コメント

人材採用でお悩みの方には、サポートいたします。お気軽にお問い合わせください。
人材採用でお悩みの方には、サポートいたします。
お気軽にお問い合わせください。