本気で自社の人手不足を改善する「採用代行とは」おすすめな３つの理由

採用代行とは？RPOとは？について解説します。

採用代行とは、採用活動を外部に委託することいいます。採用業務の一部(または多くの工程)を代行してもらえるサービスです。採用をアウトソーシングすることから、「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれています。

採用担当者は、「日々の業務」と「採用活動の精度向上」の板挟みになり、業務負荷が増加、手が回らずに採用活動の質が維持できないという問題が発生してしまうこともあると思います。
そこで昨今注目されているのが、採用業務を外部へ委託する「採用代行（RPO）」のサービスです。
本記事では、採用代行（RPO）サービスとは何かを紹介し、採用代行（RPO）メリットや導入事例など、導入に向けて押さえておきたい知識を解説します。

 採用代行とは採用活動にまつわる業務を外部に委託し企業に代わって採用業務を代行するサービスのこと

人材不足、売り手市場が続く中、採用業務の負担が大きく、やるべき業務に手が回ってない…。
そう感じている方も多いのではないでしょうか。
売り手市場の続く採用現場では、必要な人材を獲得に対応するために、さまざまな策が講じられています。
採用代行とは、主に以下のような業務を委託することが可能です。

採用担当者や人事の業務は、採用計画の立案や面接選考、内定後フォローなど多岐にわたります。
近年、採用方法が多様化していることもあり、業務範囲や工数も増加傾向にあります。
応募者の対応が遅れると歩留まりの悪化発生につながり、求職者母集団形成がうまく行ったとしても採用できる可能性が下がってしまいます。
必要に応じて採用プロセスをアウトソーシングすることで、採用担当者や人事の業務負担が減り、重要な仕事に専念できるようになります。
採用代行（RPO）サービスを活用する場合には自社にとって一部代行が必要なのか、または複数必要なのか確認し、必要な内容に合わせて導入を検討しましょう。

本気で採用を増やしたいなら採用代行（RPO）の依頼をおすすめする３つの理由

採用活動を行う上で、メインとなる採用コア業務のほかにも細かなタスクをこなしていかなければいけません。
採用方針の設定から求人媒体の選定、候補者との連絡や面接などタスクは多く、採用担当者だけでは手が回らないことも多くあります。そんな時に、力強い味方になってくれるのが採用代行（RPO）サービスです。ここでは、採用代行（RPO）をオススメする3つの理由を紹介します。

コア業務の時間を確保できる

採用業務はナビ対応や応募者への合否連絡、応募書類の管理など細かい業務が数多く発生します。中でも応募者の管理や面接のスケジューリング・合否連絡といったオペレーション業務は、採用担当者の大きな負担となっています。
採用担当者の業務が増えすぎてしまうと、採用戦略の立案や面接、内定者フォロー、現状分析など採用の成功に大きく関係するコア業務に時間を使うことができません。
採用成功に向けて、ペルソナ設計や採用ブランディングなど戦略設計や応募者への魅力づけにリソースを集中して割くためにも周辺業務(ノンコア業務)を外部に委託することで、採用担当者は候補者対応や内定者のフォローといったコア業務に集中して時間を割くことができるようになり応募者や内定者対応に専念できるため、応募辞退や内定辞退も防ぎやすくなり採用成功率も高まります。

採用代行（RPO）で高い専門性で採用活動の質が向上する

採用代行（RPO）を提供する事業者は採用に関する知識と経験が豊富にあります。
蓄積されたスキルやノウハウを活かして、自社の課題に合わせた効率的な提案をしてくれます。
また、過去の経験から効果的な母集団形成のための媒体選定や、付随して求職者へ送付するスカウトの文面作成や配信の代行なども依頼することが可能です。
これまで自社で取り組んだことのない施策や新しい採用手法を取り入れることで、今後の採用活動の中でも活かせる情報を得ることができるため採用活動の質が上がることも期待できます。
採用代行業者は採用活動の豊富な実績とノウハウを持っているため、これまで取りこぼしていた優秀な人材もプロに任せることで採用の確率が一気に上がるでしょう。

採用コストの削減、適正化につながる

採用代行（RPO）を依頼した場合、コストがかかるというイメージが強いですが、実はそうではありません。

実際に社内で新たに採用担当者のサポート人員を増やすとなると、一人当たりの人件費や研修の手間を加味し、採用にかかるすべてのコストを考えた場合、採用代行のプロに任せてしまった方が、手間が省けたり時間や工数を大幅に省けるため結果としてコスト削減につながります。

例えばサポートメンバーとして派遣社員などを雇用した場合の人件費は、「1,500～2,000円×８H×20日間＝240,000～320,000円／月」、加えて教育・研修費などが発生します。
依頼する業務量に応じて代行費用も異なりますが、費用対比を考えると、結果として採用代行（RPO）サービスを利用した方が採用コスト減に繋がります。

他にも採用代行のメリットについてより詳しく知りたい方は、
ぜひ「依頼の前に知っておきたい採用代行のメリット10選・デメリット5選」の記事もご覧ください。

採用代行を依頼して採用率が劇的に向上した３つの事例

ここでは実際に採用活動において課題があり、採用代行（RPO）業務を依頼した結果、劇的に採用率が改善された事例を3つ紹介します。

事例1　応募者対応業務の採用代行を依頼して来社率が25％→57％までUP！

【採用代行（RPO)サービス導入背景・課題】
採用活動はグループ各社や各支店毎で対応していたため、業務負担が大きく、応募者へのタイムリーな対応ができないといった課題を抱えており、応募者への連絡が遅くなったり、面接の日程調整に時間がかかってしまい来社率が悪い状況が続いていました。選考の案内をするまでに時間が空きすぎてしまっていることで、温度感が下がり、選考につながらないケースや選考途中の辞退だけでなく内定辞退も増加していました。

【採用代行導入の結果】
採用代行を導入したことで、メイン業務への負荷も軽減できただけでなく人材の面接に注力でき、効率的な採用の実現に成功。選考までの応募者とのやり取りがタイムリーになったことで、歩留まりも改善し課題であった来社率が25％から57％にまで改善されました。母集団形成に追加で費用を投下することなく採用についても満足のいく結果に繋がっています　

事例2　母集団形成・求人媒体の運用(転職サイト等の求人媒体の選定と出稿)代行を依頼して応募数が約3倍に！

【採用代行（RPO)サービス導入背景・課題】
欠員補充のために急遽、中途採用を行うことになり求人媒体を利用して掲載していましたが採用に至らず、早急に埋めたい穴を埋めることができずに非常に苦しい状況でした。
応募者数も１回の掲載で十数名と母集団形成に苦戦。面接を設定しても当日キャンセルや選考辞退も多く、結果面接できた方が数名という危機的状況の中で、採用ノウハウも溜まらず何が採用課題なのかも分からない状況でした。

【採用代行導入の結果】
まずは改めて採用ターゲットの設定から始まり、採用計画をもとに打ち合わせを実施。求める人材を採用していく上で、どの程度の応募を集める必要があるのか、予算に対してどの媒体での掲載が効果として期待できるのか提案をいただき戦略を練ったうえでスタートしました。
原稿の制作一つとっても原稿内で使用する画像やアピールポイントの打出し方や求人原稿上では見えないようなコードの設定部分についても見直していただき、掲載後はスカウトの文面や応募者へお送りするメッセージの作成・確認などもサポートしていただきました。結果として応募数は約３倍に増加、面接数も倍になり結果として2名の採用に繋がっています。

事例3　ダイレクトリクルーティング(スカウト代行)を依頼して成功！採用単価もこれまでの半分以下に改善！

【採用代行（RPO)サービス導入背景・課題】
新規事業の拡大に際して、事業部をまとめる管理職ポジションの採用を行っていました。これまでは人材紹介を活用しており採用単価が180～200万前後かかっていましたが、今回はコスト削減を目指していたこともあり、経験者で即戦力になる方を短期間で採用するために、企業側からスカウトできるダイレクトリクルーティングのサービスを利用していました。
繁忙期と重なってしまったこともあり、スカウトを送付する対象者の抽出や、個々に向けたスカウト文面の作成・配信が追い付かず、このままいくと配信ができないまま媒体の利用可能期限が終わってしまうと懸念していました。

【採用代行導入の結果】スカウト代行　1求人媒体　2万9800円／月
面接の実施は自社での対応予定だったため、スカウトの配信を依頼しました。
配信の条件についても細かくヒアリングしていただき配信文面についても作成をお願いしました。
事前に打ち合わせをしていただいたこともあり応募者についても面接に進められる方からしっかりと応募があり、採用代行（RPO）サービスを導入してからはコア業務に集中することができ、繁忙期の業務の偏りが緩和されただけでなく、求めている人材の採用にも成功しました。
コスト自体も人材紹介を使用するより半分以下に抑えることができたため大変満足しています。

成果を最大化するためにはコア業務代行とノンコア業務代行を使い分ける

採用業務には、採用の成功に関わるコア業務と、採用の成功に直結しづらいノンコア業務の2つがあります。
ここでは採用代行を依頼するにあたってコア業務の代行とノンコア業務代行の使い分けについて解説します。

採用ノウハウがない企業はコア業務の依頼がおすすめ

採用コア業務代行は、合否や採用成果に直結する業務のことを指します。
採用業務の中で以下のような内容がコア業務として挙げられます。

採用コア業務代行は、採用経験が少なくそもそもノウハウがないといった場合や、採用組織を持っていない場合などに利用されることがあります。
また立ち上げたばかりの企業で採用に関する知識がないため、採用代行（RPO）サービスを利用するという企業もあります。
将来的に自社だけで採用業務を行うことを目指している場合も、手探りでゼロから時間をかけるのではなく、コア業務を依頼しプロの採用ノウハウをまず吸収し、定期的な打ち合わせで振り返りの時間を設け、自社に浸透させていくことが短期で採用の成果を出す秘訣ともいえます。

戦略が固まっている企業はノンコア業務代行の依頼がおすすめ

ノンコア業務は、合否や採用に直接的な影響がない業務のことです。
採用業務の中でも以下のような内容がノンコア業務として挙げられます。

人事や労務他にも多数の仕事や業務を多く抱えてしまい、本来やるべき面接・採用に注力できていないといった採用担当や人事が増えており、これらの業務をアウトソーシングし採用代行でカバーすることで、自社社員が採用のコア業務に集中できるようサポートする目的で利用されます。
採用業務の中でも事務的な業務などは採用代行会社へ依頼し、職種毎の媒体選定や求人要件の分析など、コアな業務へ注力することで採用が成功へと近づきます。

採用代行にかかる費用と料金体系

ここでは代行業務の料金体系や一般的にかかる費用について解説します。
対応業務ごとの一般的な費用感については以下のとおりです。

応募者対応を依頼したケース【月額5万円～50万円／月】

エントリーの受付や応募者情報の登録といった応募者対応業務は、「月額5万円～／月」というところが多いです。電話での対応が必要なのか、メールや求人媒体のメッセージで対応をするのかにもよって料金が変わってきます。もちろん、対応する人数や期間、対応業務の幅などによっても料金は変わります。

DM・スカウトメールの配信業務を依頼するケース【月額3万円～10万円／月】

DM、スカウトメールの配信業務は「月額3万円～10万円／月」というところが多いです。
応募者対応と同様、スカウトの配信数や対応するチャネルの数によっても金額は異なります。

面接官の代行業務を依頼したケース【１万円～5万円／回】

面接官代行は対応人数で計算したり、日程数で計算したり料金の算出方法はサービスによりますが、1時間程度の面接で「1万円～／回」というところが多いです。面接官の代行では、1日1件というような場合には割高になりやすく、1日に複数件まとめてと実施するといった場合には1回あたりの料金は割安になります。

説明会の代行を依頼したケース【3万円～10万円／回】

説明会の代行では、1開催あたり「3万円～／回」というところが多いです。説明会の代行は事前の準備などに時間がかかることが多いですので、総額は高めになります。

ノンコア業務の対応を依頼するケース【月額5万円～70万円／月】

ノンコア業務のみを委託する場合の費用相場は、「月額5万円〜70万円／月」です。
作業内容が多い場合はノンコア業務をまとめて依頼することでお得になるケースが多いです。依頼をする採用代行会社のサービス内容によってノンコア業務の中でも依頼できる業務の幅が異なるため、事前に確認が必要です。

コア業務とノンコア業務のどちらも依頼するケース【月額15万円～100万円／月】

採用計画の立案や面接実施など、採用に影響のある「コア業務」と「ノンコア業務」を一緒に委託する場合の費用相場は、月額15万円〜100万円となっています。
採用に関してのノウハウが全くなく、人手や時間も足りないといった悩みを抱えている場合にはぴったりのサービスです。

採用代行の費用についてもっと詳しく知りたい方は、
ぜひ「採用代行の費用相場と価格を左右する3つの要素をプロが解説」の記事もご覧ください。

採用代行の会社を選ぶ５つの視点

採用代行（RPO）の過去実績を確認しましょう

採用代行（RPO）サービスをおこなっている業者は多数あります。
多くの業者は過去の実績をHPなどで提示しています。
導入事例記事などを確認して自社と同じような会社の実績があるかどうかを確認しておきましょう。
自社と同じ業界や規模の企業での実績やノウハウが豊富な企業に依頼した方が成功可能性は高まります。
また金額に見合った質で業務を行ってくれるのかといった質×量のふたつの観点でも、確認をしておくとよいでしょう

採用代行（RPO)サービスの対応範囲を確認しましょう

採用代行は、依頼する内容に応じて費用が異なります。決して対応範囲が広ければ良いというわけではありませんのでまずは費用対効果を考えることが必要となります。ノンコア業務だけなのか、コア業務も含めるのか依頼するかという点を洗い出し、自社で実施可能な業務、プロに任せたい業務を明確にしておきましょう。
また、依頼内容によっては委託できない業務があることあります。契約時には、必ず事前にどの業務をどこまで依頼するかを明確にし、相互に確認を取っておきましょう。

採用代行（RPO）の運用方法をすり合わせしましょう

自社の運用方法と合う採用代行（RPO）サービスを選びましょう。
進捗報告や状況の共有方法、契約書の締結方法、各業務の対応方法についてなどチェック項目は多数あります。
自社のである以上任せるだけではなく定期的な進捗確認、状況把握、情報共有を行い一緒に進めることが重要です。
どのように進捗や情報共有をおこなうかもあらかじめ確認しておきましょう。最近はクラウドサービスを活用するなど幅広い手法があります。
また、長期間に渡ってサービスを利用する場合には対面の打ち合わせなどをするかなども予め確認しておくことで業務開始後に認識にずれが生じたりし、トラブルになるケースも防ぐことができます。

採用代行（RPO）見積もり内容や金額を確認しましょう

業務内容が細かく分かれている採用代行サービスでは、見積が複雑になることが多くあります。
どこまでの業務を行うと費用がいくら必要になるのかを明確にしてもらいましょう。
曖昧なまま進めると、お互いの思い違いで対応できる内容に不足が生じたり、想定していた以上の費用請求を受ける可能性があります。見積もり内容の明確化は紙やメールなど文書として残すようにしましょう。
また、業務委託する場合には契約書締結をおこないますので、依頼したい内容、申込み内容、契約書の3点にずれがないかもよく確認して進めることをおすすめします。

担当者との相性も大事なポイントです

採用代行（RPO）のような伴走型のサービスは、予め担当者との相性について確認することも必要です。
具体的には、複数名体制でサポートしてもらえる場合には誰がフロントに立ちやり取りをするのか、また実行者は誰になるのか、自社が重視している部分と、担当者の対応ぶりや人間性がマッチしそうかという点に着目すると良いでしょう。

採用代行を依頼する会社を選定する上でもっと詳しく知りたい方は、
ぜひ「採用代行を依頼できる会社10選を採用代行のプロが厳選」の記事もご覧ください。

採用代行（RPO）に関するよくある質問と回答

Q.採用代行は違法になるのではないですか？

A. 採用代行は基準を満たし、許可を取っていれば違法ではありません。職業安定法や労働基準法などに定められた基準を満たしたうえで、委託企業は「委託募集許可等申請書」に必要事項を記入し、都道府県労働局長に提出します。その際に申請書の内容証明に必要な帳簿や書類を同時に提出することになっています。
こちらの内容ついては「採用代行で違法にならない為の2つの条件と違法にならない為の対策」でより詳しく記載していますので気になる方は是非チェックしてみてください。

Q.採用代行サービスを導入する場合、開始までの流れと期間を教えてください。

A. 依頼をする代行内容のボリュームによっても異なりますが、一般的には開始までは最短で１週間、
通常で2～4週間程度のところが多いです。また開始までの流れについては以下のとおりです。
① メールまたはお電話にてお問い合わせ
↓
② 打ち合わせ（採用に関する課題の明確化）
↓
③ 提案書、お見積書の提示
↓
④ 契約締結
↓
⑤ 打ち合わせ（キックオフミーティング）
↓
⑥ 代行サービス利用開始

Q.採用代行サービスを行っている事業者が複数ありますが、どこがおすすめですか。

A. 採用代行サービスを行っている企業によっても対応可能な領域に差があったり、求人媒体の取扱数などにも差があります。依頼をする前に一度、代行業者のHPや問い合わせなどで事前に確認を行いましょう。
採用代行を依頼する上でおすすめの会社が気になる場合にはぜひ「採用代行を依頼できる会社10選を採用代行のプロが厳選！」のサイトも参考にしてみてください！

採用代行（RPO）サービスまとめ

いかがでしたでしょうか。
採用が上手くいっていないなど採用に関わる悩みや不満を抱えている企業であれば、一度「採用代行サービス」の導入を検討してみても良いのではないでしょうか。
採用業務については採用代行を活用してアウトソーシングすることで、採用担当者はコア業務に注力できるという大きなメリットがあります。また、採用のプロの知見を活かすことで、自社の採用力の向上にもつなげられます。
しかし、依頼できるからと言って採用代行業者への丸投げは避けなければなりません。自社の採用であることには変わりないので、採用代行業者を「パートナー」として考え、お互いが「連携」しながら進めることで、採用活動を成功へと導くことができます。採用活動の課題を克服し、求める人材を確保するためにも、「パートナー」として親身になってくれる最適なサービスを選びましょう。