【例文付き】応募者への採用連絡の仕方を今すぐ使えるように解説

今すぐ活用できる採用通知連絡のメール文面例(テンプレート有)

採用結果を連絡する際には、要点を漏らさず応募者へ伝える必要があります。
応募者へのメールは、企業の印象を大きく左右します。メールでの連絡の場合、声やトーン・表情が分からない分、文面による印象はその企業全体の印象へと影響します。対面ではなく文面でのやりとりだからこそ、より工夫することで良い印象を与えることができます。採用担当者は企業の代表として応募者とやりとりしていることを常に念頭において連絡しましょう。

メールで採用連絡する際に最低限伝えるべき情報

• 応募者の氏名
• 企業名
• 面接に対するお礼
• 選考結果
• 対応依頼内容（書類送付など）
  担当者の連絡先（部署名、Eメールアドレス＆電話番号）

これらの内容は最低限しっかりと記載し、『あなたを採用します』という真摯な姿勢を見せることで内定辞退を防げる可能性も高まります。
採用を通知するにあたっては面接時に伺った内容を絡めた採用理由も添えると、より気持ちが伝わりやすくなります。
ここでは新卒採用、中途採用、アルバイト採用別にすぐに活用できる例文テンプレートと不採用通知用の例文テンプレートを用意していますので是非採用連絡の際に活用いただければと思います。

新卒採用の場合の採用通知例文テンプレート

中途採用の場合の採用通知例文テンプレート

アルバイト採用の場合の採用通知テンプレート

不採用の場合のメール例文テンプレート

電話で採用通知連絡をする際の抑えるべき6つのポイント＆採用通知トークマニュアル

いざ求職者へ採用合格の電話をかけようと思ってみても、なかなかイメージが湧きにくい部分もあるかと思います。ここでは採用通知の電話連絡を５つのステップに分け、各ステップ毎にトーク例もご紹介しますので是非参考にしてみてください。

社名、担当者名をはっきり伝え、本人確認を行う

応募者は他社の選考を同時進行で受けている場合が多いため、どの企業の誰からの電話なのかをはっきりと伝えることが重要です。

電話の場合、受ける側の環境などによっても声が聞き取りにくいケースも考えられるため、いつもよりもはっきりと社名を告げることを意識しましょう。普段連絡している番号以外から発信する場合には応募者が電話番号を登録していない可能性が高いので、まずは社名、担当者名を聞き取ってもらえるように伝えることが大切です。折り返しで連絡があった場合も同様にしっかり名乗りましょう。

社名、担当者名を伝えた後は必ず本人確認を行いましょう。その際にフルネームで確認を行うことで、誤って別の応募者に通知してしまうなどのリスクを防ぐことができます。

通話するにあたって時間の了承をもらう

本人確認をした後は、相手が電話できる状態かどうか確かめましょう。
特に応募者の携帯電話に連絡する場合には、仕事中・授業中だった、電車やバスの中で移動中だった、外出先での周りの騒音で会話ができない、携帯電波の届きにくい場所にいるなどの可能性も考えられます。

採用を通知する前に、電話を続けても大丈夫か確認をしてから本題に入りましょう。時間の了承をもらえた場合でも相手の声が聞き取りにくい、またこちらの声を聞き取ってもらえない場合は、改めてかけ直すことを提案した方がよい場合もあります。また、応募者の都合が悪い場合には改める旨を伝え、電話が出やすい時間帯を確認しておきましょう。

応募＆面接の御礼を伝える

自社の求人に応募、選考、面談に際して時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。
多くの企業がある中で自社の求人に応募してくれただけでなく、面接時間を調整し、来社の場合には交通費などをかけて面接に来てくれています。しっかりと丁寧に御礼を伝えましょう。

採用の旨を伝える

採用合格の旨を伝える際には、結果と併せて具体的にどのような点を評価して採用したのかも伝えると効果的です。
どの点を評価し、自社とマッチしていると考えたかということを伝えることで、採用への熱意が高いことが伝わります。また、伝える際には上から目線にならないように注意しましょう。電話の印象が悪いと、企業口コミサイトやSNSなどにマイナスな書き込みされてしまう可能性があります。言葉使いやトーン、姿勢には注意を払いましょう。

今後の流れや入社までの流れを説明する

書類提出などを含めた今後の流れについては相手がメモを取らなければならないといった手間がかかるため詳細は別途メールでもお送りし、その旨も事前に伝えておきましょう。

入社にあたって必要となる書類は持参してもらうのか、もしくは書類を事前に送ってもらうのかなど細かく流れを伝え、電話の後には認識に相違が生じないようにメールを送るようにしましょう。

承諾の場合、初出勤日などついての確認をするため、一度来社してもらうよう伝えるのが入社までのスムーズな流れです。また、新卒の場合には、内定式や会社についてより深く知ってもらうため交流イベントの開催の旨などを伝えるのもおすすめです。

内定承諾保留の場合には他社選考状況の確認や回答期日を設ける

求職者の中には、他社と並行して選考を進めている方も多くいます。このような場合には他社の選考状況を確認しておくことをおすすめします。他社の選考状況を応募者から話してくれることはほとんどなく、あいまいな伝え方をしてしまうと本来聞きたいことを聞くことができません。また併せて応募者の素直な気持ちを聞くためにも入社意向も確認しておきたいポイントのひとつです。

採用連絡時に気をつけるべき5つのポイント

採用通知の連絡をする際には伝える内容はもちろん、タイミングなどにも気を付けなければなりません。
ここでは採用の通知連絡をする際に気をつけたい5つのポイントを記載します。

採用連絡は「メール＆電話」が基本

採用連絡は文書やメールなどで採用通知をすることが一般的ですが、並行して電話で直接採用通知をすることには意味があります。
メールのメリットは、相手の時間を気にせずに連絡できる点です。テンプレートを用意しておけば、手間もコストも軽減できるというメリットもあります。「早く採用通知の連絡をしたかったけど、忙しくて夜になってしまった」などの場合には、メールを送ってから後日電話をかけるとよいでしょう。

電話で通知する際は時間帯や相手の受電状況に注意する

電話で通知をする際に、相手が電話できる状態か確認しましょう。
特に携帯電話へ連絡する場合には、仕事中で対応が難しかったり、外出先での周りの騒音で会話ができない、交通機関を利用する直前だった、電波の届きにくい場所にいるなど様々な可能性が考えられます。採用を通知する前に、このまま電話を続けても大丈夫かを尋ねてから本題に入りましょう。もし相手の声が聞き取りにくい、またこちらの声を聞き取ってもらえない場合は、後でかけ直すことを提案してもよいでしょう。
また、採用連絡をする時間帯は、応募者からの時間指定がない限り、午前中での連絡が一般的です。日中は仕事や学校の授業があって連絡がとりにくい転職者・就活生でも、午前中に連絡をしておけば昼休みや終業後などに折り返してくれることがあります。採用通知の電話をする時間は、自社の就業時間内にするようにしましょう。就業時間外での連絡は残業が多い会社と思われマイナスの印象を与える可能性があります。

選考結果通知は1週間以内で行う

採用メールで伝える際は、早めに通知するのが採用担当者の鉄則です。面接後1週間以内に連絡するのが基本ですが、人材確保が難しい昨今では、より早まる傾向にあります。
連絡が遅れれば遅れるほど、応募者は不採用かもしれないと考え、他社の内定を承諾したり、他社の選考に流れてしまうリスクが高まります。特に中途採用においては競争率も高いため面接から3日以内に採用連絡を済ませスピード感をもって人材を獲得しようとする傾向があります。選考結果の連絡は、迅速におこないましょう。

誤字・脱字のダブルチェックを行う

採用通知メールは、一企業が発信する公式のメッセージです。誤字脱字があると、読み手に「適当な仕事をする人（会社）」という印象を持たれてしまうので、一字一句丁寧に読み直しをしましょう。
今後のスケジュールや返答期日などを記載・伝える場合は日付や時間に誤りがないかもしっかり確認することが大切です。

送信(連絡)先に誤りがないかを確認する

Aさん宛のメールをBさん宛に送信してしまった…、Cさんに連絡するはずが実はDさんだった…ということは絶対にあってはなりません。場合によっては情報漏洩によって法的責任を問われる可能性もありえるため、個人情報の取り扱いは、くれぐれも注意が必要です。連絡前にメールアドレスや電話番号が採用通知者本人のもので間違いないかしっかり確認して連絡しましょう。

不採用連絡時に気をつけるべき5つのポイント

不採用通知は、送る側も受ける側もそれなりに心理的な負担があるものです。
だからこそ不採用通知の出し方には注意が必要です。ここでは不採用通知を送る際に気を付けたい5つのポイントを記載します。

不採用の連絡は基本メールで行う

不採用通知は電話ではなく証拠の残るメールで送信するよう心がけましょう。
電話の場合、言葉のニュアンスにより誤解されてしまう可能性があります。言った言わないのトラブルに発展しないよう、必ず「文面」で残しておくことが重要になります。電話での連絡の場合、選考内容について、答えにくい質問をされてしまうことが想定できます。採用の連絡は電話でなくメールで行ったほうが良いでしょう。

不採用通知は3日以内に送付する

不採用の連絡は面接日からできれば3日以内にメールで送付するのが理想です。
3日よりも早いときちんと選考していないような印象を与えるかもしれません。万一、企業側の夏季休暇期間や年末年始期間、その他の理由などで連絡が難しく連絡に時間がかかるような場合、応募者は身動きがとれずに困っている可能性もあるので、選考が遅れているということを事前に伝えるようにしましょう。

ひと目で採用結果に関する内容とわかる件名にする

求職者は複数の企業に応募し、並行して選考を受けているケースがほとんどです。
そのためメールを受け取った際に受信トレイの一覧の中で埋もれてしまわないように件名をひと目でわかるように記載することが重要です。件名に社名も記載しておくことで選考中の企業からの連絡であることを示すことができるため、しっかりと社名も明記しましょう。

宛名を明記する

テンプレートを利用して、不採用通知メールを送信している企業の方も多いかと思います。
しかし、誤って違う応募者へ送るようなことがあってはなりません。どの求職者の方に対して送るのか、宛名をしっかりと明記するよう心がけましょう。宛名の記載もなく、テンプレートを利用しただけの採用通知はあまりよい印象を与えません。場合によってはトラブルにつながるケースも想定できるので宛名をしっかりと記載しましょう。

不採用の理由は基本的に記載不要

不採用通知を行う際には、不採用とした理由を応募者に伝える必要はありません。たとえどのような理由で不採用にしたとしても、応募者にとって納得できるものとは限らないのでお答えしかねる旨を伝えましょう。
例外として、人材紹介会社が介在している場合は、不採用理由を詳細に伝えることが必要になります。人材紹介を挟んでいる場合には、不採用となった応募者は企業から直接ではなく、人材紹介会社の担当営業やキャリアカウンセラーから連絡を入れてもらいます。直接担当者から応募者へ不採用の理由を伝える必要ははありませんが、今後紹介で上がってくる推薦者の質にも影響するため人材紹介会社に不採用を伝える際は、どうして不採用という判断をしたのか不採用の理由をきちんと伝えましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
本記事では採用・不採用通知時に活用できるテンプレートと、応募者への採用・不採用の連絡するうえで気を付けなければならないポイントを記載しました。採用の通知を行う際には必ず応募者側の置かれている状況を考え、丁寧な対応と連絡を心掛ける必要があります。
企業の代表として連絡していることを忘れないよう心掛け、今一度自社の採用連絡時のメッセージや応対に問題がないかチェックしてみてください。できていないところがあればこれを機に応募者の入社意欲を高めていけるよう、書き方や伝え方を工夫していきましょう。