「選考通過や採用結果の連絡は電話とメールどちらの方が良いのか分からない…」
「そもそも電話やメールで何を伝えるべき？タイミングは？ 」
人事の担当としてこのような悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？
採用実現に繋げるためには、辞退、内定保留にならないように、人事の対応はとても重要です。
こちらの電話対応一つで良い方向にも悪い方向にも転んでしまいます！
本記事ではそのような人事の悩みを解決、採用に繋げるコツを解説します！
今すぐ使える電話でのトークのテンプレからおさえたいポイント、パターン別の電話対応、かけ方まで紹介しております！
最後まで読んでいただけたらあなたはきっと採用マスターになっているはず。
ぜひ本記事を活用し、採用実現に繋げてください！
【選考合格者への採用電話！トークスクリプト3パターン】
「メールよりも電話連絡が良い理由って？」
結論、早く面接結果、採用結果を伝えられ、気持ちが伝わりやすいからです。
それは採用担当者側にとっても、応募者様にとってもです。
採用担当側としては誠意の気持ちが伝えられ、応募者様の反応も電話だとより鮮明に伝わってきます。
文面だとどうしてもかしこまりすぎてしまったり、どこか業務的に伝わってしまうことがあります。
その点、電話だと声のトーンや喋り方、またメールでは行えない相槌などコミュニケーションとしてのメリットが電話の方が大きいです！
本記事ではアルバイト、パートの方向けと、転職、就職の方向け、書類選考通過、一次面接合格者（面接結果）、内定者との電話の例文をご紹介！
同じ合格でもアルバイト、パートと社員（正社員、契約社員、転職、就職）では電話のかけ方や伝え方に違いがあります。
どちらも採用に有効的な電話でのトークを解説していきます！
このまま読んで電話対応しても問題ないですが、ただの音読になって作業的にならないよう気を付けてくださいね。
では早速見ていきましょう！
基本的な受け答えのテンプレ紹介
まずは、どの場面でも使用できる冒頭の基本的な電話対応についてご紹介します！
採用担当者側と、予想される応募者様の受け答えをそれぞれ分けてトーク内容の記載しておりますので、ぜひご活用ください！
細かな言い回しは会社の雰囲気に合わせて対応していきましょう！
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採用担当：株式会社〇〇の採用担当◇◇です。ただいま3~4分程度お時間いただいてもよろしいでしょうか？
応募者様：はい、大丈夫です。
採用担当：ありがとうございます、先日はご応募(面接にお越し)いただきありがとうございました。
選考の結果、○○様とはぜひ面接(最終面接又は面談)でお話をさせていただければと思います。
応募者様：ありがとうございます。
採用担当：早速このままお電話で面接(面談)日の設定をさせていただきたいのですがよろしいでしょうか？
応募者様：はい、大丈夫です。
採用担当：ありがとうございます。
○○様の面接可能なご希望日を複数お聞きしてもよろしいでしょうか。
応募者様：〇日〇時と…が空いております。
採用担当：ありがとうございます。それでは〇日〇時でいかがでしょうか？
応募者様：〇日〇時ですね、大丈夫です。
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このまますぐに使用できるとてもベーシックな対応です。
パターンによって言葉の入れ替えはあれど基本的には冒頭、日時設定はこのテンプレで対応可能です。
アルバイト、パート応募者への合格のご案内
ここからは冒頭の続き、合格案内のトークテンプレになります！
まずはアルバイト、パートを合格された方への伝え方を紹介します。
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採用担当：先日は面接にお越しいただきありがとうございます。
合格をお伝えしたくお電話いたしました。○○さんの■■(性格やこれまでの経験)がとてもよかったです。
これから一緒に働いていきましょう！
応募者様：ありがとうございます！嬉しいです！
採用担当：面接時にお聞きした週〇回〇時～勤務で問題なかったでしょうか？
応募者様：大丈夫です。
採用担当：ありがとうございます、初日の持ち物は(通帳のコピー、印鑑等)…になります。
忘れないように気を付けてください！
応募者：承知いたしました！
採用担当：一緒に働けるのを楽しみにしております、よろしくお願いします。
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アルバイト、パートの方との電話のコツとしては、会社やお店の雰囲気もございますがなるべくフランクに！
一緒に働けるのが嬉しい、楽しみという素直な気持ちをぜひ伝えましょう。
初日の日時や必要な持ち物などがあればその確認も忘れずに！
正社員、契約社員向け選考通過、最終面接へのご案内
次に社員雇用の選考通過者、最終面接へのご案内をご紹介します！
アルバイト、パートの方に比べ、選考通過した方には丁寧な言葉遣いやある程度の落ち着いたトーンは必要ですが、
固くなりすぎず伝えることを意識していきましょう！
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(結果報告、日時設定後)
採用担当：当日の持ち物(又は当日までに用意していただきたいもの)は後ほどメールでご連絡させていただきます。
こちらからは以上になりますが、面接に関して何かご不明点ございますでしょうか？
応募者様：承知いたしました、質問は特にございません。
採用担当：かしこまりました、お会いできることを楽しみにしております。
当日はお気をつけてお越しくださいませ。
応募者様：ありがとうございます。当日はよろしくお願いします。
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社員雇用の選考通過者、最終面接が決まった方との電話では特に事前に用意する持ち物などの確認を入念に。
そして電話対応を行った後の確認メールはマストです、メール送信の旨も電話の際にしっかり伝えましょう！
採用の決まった新卒、中途内定者へのご案内
最後に採用の決まった新卒、中途内定者へのご案内をご紹介。
大げさかもしれませんが、このお電話対応で内定承諾をいただける可能性も、
他社に決める最後の決断に繋がる可能性もございます。
誠心誠意の気持ちでしっかりお伝えしましょう！
内定通知後のフローとして面談を行う場合もございますので今回は
面談あり、面談なしで分けて紹介いたします！
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【面談あり】
採用担当：先日は面接にお越しいただきありがとうございました。
社内で検討した結果、○○様の採用が決定いたしました。おめでとうございます。
応募者様：ありがとうございます。光栄です。
採用担当：面接では○○様のこれまでの経験や実績(他知識、人柄等)が高く評価されました。
当社でぜひ強みを活かし、ご活躍いただけたら嬉しいです。
応募者様：内定とそのような評価をいただき大変うれしく思います。ありがとうございます。
採用担当：早速なのですが次のステップとして、入社手続き、各種書類準備のお願いやより細かいご説明を面談という形でお話しさせていただきたいと考えております。
ご都合の良い日程はございますでしょうか？
応募者様：〇日〇時と…が空いております。
採用担当：ありがとうございます。それでは〇日〇時でいかがでしょうか？
応募者様：〇日〇時ですね、大丈夫です。
採用担当：ありがとうございます。後ほどメールでもご連絡させていただきます。こちらからは以上になりますが、面談に関してご不明点ございますでしょうか？
応募者様：承知いたしました、質問は特にございません。
採用担当：かしこまりました、お会いできることを楽しみにしております。
当日はお気をつけてお越しくださいませ。
応募者様：ありがとうございます。当日はよろしくお願いします。
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【面談なし】
採用担当：採用担当：先日は面接にお越しいただきありがとうございました。
社内で検討した結果、○○様の採用が決定いたしました。おめでとうございます。
応募者様：ありがとうございます。光栄です。
採用担当：面接では○○様のこれまでの経験や実績(他知識、人柄等)が高く評価されました。
当社でぜひ強みを活かし、ご活躍いただけたら嬉しいです。
応募者様：内定とそのような評価をいただき大変うれしく思います。ありがとうございます。
採用担当：その後他社選考状況はいかがでしょうか？
応募者様：現在内定○社、その他最終選考が控えております。
採用担当：かしこまりました。ご回答はいつ頃までにいただけますでしょうか？
応募者様：○月○日までには決定し、ご回答いたします。
採用担当：○月○日ですね、かしこまりました。
それではご回答お待ちしております。
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冒頭はアルバイト合格者への電話対応と似ていますが、内定者にはより具体的な部分の評価を伝えましょう。
書類選考通過、1次面接合格の方への対応同様、用意する持ち物などの確認、
電話対応後の確認メールはマストです。
応募者様が他社選考中の場合、その選考状況、入社意欲の確認も大事です！
【採用に繋げる！内定承諾を貰うためのコツ3選】
「採用の電話対応のやり方は何となくわかったけど、どんな風に話したらいいか不安…」
まだそう感じている方も少なくないはず。
ここからは内定が決定してから採用に繋げるコツを３つご紹介！
通知を届ける日数や電話対応をすべき理由なども解説しておりますので、
ぜひ参考にしてくださいね！
合格者への選考結果連絡は1~3日以内が理想！
理想の日数としては1~3日ですが、遅くとも一週間以内がベスト。
応募者様の他社選考も進んでいればやはり日数が空くと採用も難しくなります。
なるべく電話で早く採用を伝え、ぜひ一緒に働きたいという気持ちをアピールするのが採用成功のカギです！
伝え方のコツは「言葉をはっきり、まるで目の前にいるかのように話す」
続きにはなりますがやはり意識すべきは声のトーン、喋り方です。
メールより気持ちが伝わりやすくともやはり表情が見えない分、言葉をしっかり発し、いつもより声のトーンを上げることが大切です。
また本当に目の前に応募者様がいるかのように身振りなんかもつける勢いでやってみるのもいいですね！
受け取る側としても見えなくとも気持ちが伝わってきます。
電話が繋がりやすい時間帯はお昼の12時～13時または夕方16時以降！
年齢層によってばらつきはあるものの、お昼の12時～13時、夕方16時以降が比較的繋がりやすい時間帯かと思われます。
もし繋がらない場合や留守番電話の場合は一度メールで合格の報告を行いましょう、その際は文面に、「口頭でもしっかりお伝えさせていただきたいのでご都合のつく際に折り返しのお電話いただいてもよろしいでしょうか」等を加え、声を通しての報告がしっかりできるようにしましょう。
折り返しのお電話への対応方法
応募者様から折り返しのお電話があった場合、なるべくお待たせすることなくすぐに受けることができるようにしておきましょう。
お電話があった際には、「折り返しのお電話誠にありがとうございます。」という一言も忘れずにしっかりと伝えましょう！
【採用電話を行った後は必ずメールでも連絡を行うのがマスト！】
お電話で合格を伝えた後もメールを送りましょう。
後からも記録として確認、今後のやり取りを円滑にするためにも大切なことです！
すぐに使える確認メールのテンプレをこれからご紹介しますので是非ご活用ください！
このまま使える！採用電話後の確認メール例文
確認、伝えておきたいポイントはこちらです。
・お電話対応へのお礼
・歓迎の言葉
・次フローのご確認、ご案内
・次回面談日などの確認
など
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●●様
お世話になっております。
株式会社■■ 採用担当の○○です。
先ほどはお電話にてご対応いただきありがとうございました。
お電話でもお伝えさせていただいた通り、厳正なる選考の結果、
●●様の内定が決定いたしました。おめでとうございます。
つきましては、入社時までにご用意していただきたい書類がございます。
また、次回面談の日時、持ち物も記載しておりますのでご確認の程よろしくお願いいたします。
■次回面談日
●月●日（●）●時～
■面談時の持ち物
■入社時までにご用意いただきたい物
●●様に会えますことを楽しみにしております。
ご不明点があればお気軽にお問い合わせくださいませ。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
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お電話で伝えたことを、より丁寧に、見やすく簡潔にまとめます！
改めて合格、歓迎の言葉を添え、面談日を心待ちにしているとアピール。
入社のその日まで気を抜かず、誠実な対応を心がけましょう！
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は電話で採用結果を伝える方法を採用パターン別に応用できる主要な電話、メールのテンプレ対応の解説やコツを紹介いたしました。
電話での結果連絡は相手に気持ちが伝わりやすく、早く円滑に進めることができ、良い事ばかりに思えます。
ですが裏を返すとあまり気のはいっていない伝え方、他の事を考えながら話していたりするのも伝わりやすいため、注意が必要です。
せっかく採用が決まったのに自分の対応がきっかけでマイナスイメージを持たれるのはとってももったいないです。
何よりも表情を柔らかく、はっきりと伝えることが大事です。
ぜひこの記事を参考にし、応募者様との良いコミュニケーションに役立ててくださいね。
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