【すぐに使えるトークスクリプト付】面接不採用時の電話連絡方法

「求職者に不採用の電話連絡を行う際、どう伝えていいか分からない…」、「できるだけ、求職者との間にしこりを残したくない…」と考える採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

採用の一般的なフローは以下の通りです。

そこで今回は、フロー別に不採用時の電話連絡方法をご紹介します。書類選考時の電話連絡方法や最終面接時の電話連絡方法などフロー別にトークスクリプトをご用意しております。

また、電話対応時の際「留守電になってしまった」、「求職者から想定外の質問をされた」などイレギュラーな対応が発生することがあります。

この記事ではイレギュラー時の対応方法や求職者への回答例などもご紹介しておりますので、記事を読んだ後はスムーズに求職者へのご案内ができるようになりますよ。

ぜひ不採用の電話連絡時に参考にしていただけますと幸いです。

【フロー別】不採用時の電話連絡例文

それでは、不採用連絡を行う際の例文をフロー別にご紹介していきます。

履歴書返却ありの場合、履歴書返却なしの場合でそれぞれ記載しておりますので
場合により使い分けてみてください。

書類選考時の電話連絡

【冒頭の挨拶】

ただいま2、3分程度お時間よろしいでしょうか。

【不採用のご案内】

この度は、弊社へご応募いただきありがとうございます。
慎重に書類選考を行いました結果、
誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

せっかくご応募いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

【履歴書について】

履歴書返却なしの場合

また、ご応募の際に提出いただきました書類については
弊社にて責任を持って処分させていただきます。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
それでは失礼いたします。

履歴書返却ありの場合

また、ご応募の際に提出いただいた書類については
履歴書に記載された住所に返却をさせていただきます。

住所に変更はございませんでしょうか？

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
それでは失礼いたします。

適性検査時の電話連絡

続いて、適性検査受験後の電話連絡です。

【冒頭の挨拶】

お世話になっております。

〇〇株式会社、採用担当の△△と申します。
〇〇（フルネーム）様のお電話番号でお間違いないでしょうか？

ただいま2、3分程度お時間よろしいでしょうか？

【不採用のご案内】

この度は、弊社へご応募いただきありがとうございます。
またお忙しい中、適性検査を受検いただき重ねてお礼申し上げます。

書類選考・適性検査の結果をふまえ慎重に審査を行いました結果、
誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

適性検査でお時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

【履歴書について】

履歴書返却なしの場合

また、ご応募の際に提出いただきました書類については
弊社にて責任を持って処分させていただきます。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

それでは失礼いたします。

履歴書返却ありの場合

また、ご応募の際に提出いただいた書類については
履歴書に記載された住所に返却をさせていただきます。

住所に変更はございませんでしょうか？

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
それでは失礼いたします。

1次面接や2次面接の電話連絡

続いて、1次面接や2次面接での電話連絡です。

1度求職者に対面またはWebで会っている状態ですので、書類選考や、適性検査の連絡よりも、さらに丁寧に求職者へ感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

【冒頭の挨拶】

お世話になっております。
〇〇株式会社、採用担当の△△と申します。

〇〇（フルネーム）様のお電話番号でお間違いないでしょうか？
ただいま2、3分程度お時間よろしいでしょうか？

先日の1次面接（2次面接）の選考結果についてご連絡いたしました。

【不採用のご案内】

改めましてこの度は、弊社へご応募いただきありがとうございます。

また先日はお忙しい中、1次面接（2次面接）の
お時間をいただき重ねてお礼申し上げます。

〇〇様の応募書類や、面接をふまえて社内で厳正に検討させていただいた結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

せっかく面談のお時間をいただいたにも関わらず恐縮ですが、
ご了承くださいますようお願いいたします。

【履歴書について】

履歴書返却なしの場合

また、ご応募の際に提出いただきました書類については
弊社にて責任を持って処分させていただきます。

改めまして、この度は数ある企業の中から
弊社にご応募いただきありがとうございました。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
それでは失礼いたします。

履歴書返却ありの場合

また、ご応募の際に提出いただいた書類については
履歴書に記載された住所に返却をさせていただきます。

住所に変更はございませんでしょうか？

改めまして、この度は数ある企業の中から
弊社にご応募いただきありがとうございました。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
それでは失礼いたします。

最終面接の電話連絡

最後に最終面接後の電話連絡です。

書類選考や1次面接など、選考にあたり長く時間をいただておりますので感謝の気持ちを述べつつ、互いに不快な思いをすることがないよう丁寧な連絡を心掛けましょう。

【冒頭の挨拶】

お世話になっております。
〇〇株式会社、採用担当の△△と申します。

〇〇（フルネーム）様のお電話番号でお間違いないでしょうか？
ただいま2、3分程度お時間よろしいでしょうか？

先日の最終面接の選考結果についてご連絡いたしました。

【不採用のご案内】

対面面接の場合

先日はお忙しい中、弊社オフィスにご足労いただきありがとうございます。
また、選考で度々お時間をいただいたこと重ねてお礼申し上げます。

〇〇様との面接内容をふまえて、慎重に社内で検討いたしましたところ、
誠に残念ではございますが、ご希望に添えない形となりました。

貴重なお時間をいただいたにも関わらず、
このような結果をお伝えすることになり、誠に申し訳ございません。
ご了承くださいますようお願いいたします。

Web面接の場合

先日はお忙しい中、Web面接のお時間をいただきありがとうございます。
また、選考で度々お時間をいただいたこと重ねてお礼申し上げます。

〇〇様との面接内容をふまえて、慎重に社内で検討いたしましたところ、
誠に残念ではございますが、ご希望に添えない形となりました。

貴重なお時間をいただいたにも関わらず、
このような結果をお伝えすることになり、誠に申し訳ございません。
ご了承くださいますようお願いいたします。

【履歴書について】

履歴書返却なしの場合

また、ご応募の際に提出いただきました書類については
弊社にて責任を持って処分させていただきます。

改めまして、この度は数ある企業の中から
弊社にご応募いただきありがとうございました。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
それでは失礼いたします。

履歴書返却ありの場合

また、ご応募の際に提出いただいた書類については
履歴書に記載された住所に返却をさせていただきます。

住所に変更はございませんでしょうか？

改めまして、この度は数ある企業の中から
弊社にご応募いただきありがとうございました。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
それでは失礼いたします。

不採用の連絡は、求職者にとって非常にセンシティブな内容です。企業側には丁寧な配慮や、求職者のことを最優先に考えた対応力が求められます。

誤った対応をしてしまった場合は、トラブルやクレームに発展するケースも多いため、慎重に対応を行いましょう。

イレギュラー時の対応方法3選

不採用の連絡を電話で行う際に、イレギュラーな対応を求めることがあります。起こりえるイレギュラー事例3パターンとその対応方法をご紹介いたします。

留守電話だった場合

1つ目は留守番電話だった場合です。仕事をしながら、転職活動を並行して行っている求職者も多いため、日中は電話に出ることができない可能性があります。

また、知らない電話番号から連絡がかかってきた際にすぐに電話に出ない方も多いです。留守番電話だった場合はメッセージを残すと良いですが、メッセージにて合否を伝えるのはNGです。改めて電話で連絡する旨だけを伝えましょう。

留守番電話でメッセージを残す際は、下記例文を参考にしてください。

【留守番電話での連絡】

お世話になっております。
〇〇株式会社、採用担当の△△と申します。

〇〇（フルネーム）様のお電話番号でお間違いないでしょうか？
選考結果の件でお伝えしたいことがありお電話いたしました。

また改めてご連絡させていただきます。

詳細については伝えず、簡潔に連絡を残しましょう。

詳細については伝えず、簡潔に連絡を残しましょう。

別職種での案内をする場合

2つ目は別ポジションでの採用のご案内をしたい場合です。募集ポジションの人数充足や、他ポジションでの適性を感じた場合、別職種を打診することがあります。

突然別ポジションの提案を提示されることに対し、求職者は戸惑いますので、返答は強く求めず考える時間を与えましょう。

連絡を行うときは、下記例文を参考にしてください。

【別職種での案内】

お世話になっております。
〇〇株式会社、採用担当の△△と申します。

〇〇（フルネーム）様のお電話番号でお間違いないでしょうか？
ただいま4、5分程度お時間よろしいでしょうか？

選考の件でご相談したいことがあり、ご連絡させていただきました。

改めまして、選考では度々お時間をいただきありがとうございます。

〇〇様と面接を行い、豊富な経験と高いスキル、仕事に対しての熱意を兼ね備えていらっしゃることを認識させていただきました。

〇〇様は●●職での募集に応募されており、職種への熱意や能力は高く評価させていただいております。

今回の選考をとおして、〇〇様の能力を活かしたうえで、弊社の別ポジションで募集しております□□職でさらにご活躍いただけるのではないかと採用担当一同の認識が一致しました。

募集職種とは違う職種でのご提案となりますが、ぜひ□□職として弊社の中核を担う社員としてご活躍いただけませんでしょうか？

もしご興味がありましたら、再度お話する時間をいただきたいです近日中にお電話やオンラインでお話する時間をいただければと思うのですが、ご都合の良い時間帯などはございますでしょうか？

ぜひもう一度弊社についての理解を深めていただけたらと考えておりますのでご検討をお願いいたします。

改めてご提案させていただく□□職の労働条件は別途資料を送付いたします。

何か質問などございましたら、遠慮なくご連絡ください。

引き続きよろしくお願いいたします。
失礼いたします。

気を付けることは、求職者を高く評価している旨を伝えること、そして仕事内容や労働条件が異なる場合は別途時間を設けたり、文書で説明するなど入社後のギャップがないよう詳細を伝えることです。

別ポジションに合致する資質や能力を説明し、「一緒に働きたいです」というメッセージを伝えましょう。

不採用の理由を聞かれた場合

3つ目は求職者に不採用の理由を聞かれた場合です。電話での不採用連絡を行った場合、直接不採用理由について問い合わせを受けることがあります。

基本的には不採用の理由を伝える法的義務はなく、伝えなくても問題はありません。

不採用理由に関する質問があった場合は、下記の回答を参考にしてください。

理由について回答をしない

ご質問いただき、ありがとうございます。

大変恐れ入りますが、当社規定により理由についてはお答えできかねます。ご了承くださいませ。

詳しい理由を伝えることで、トラブルになる可能性もございますので注意しましょう。

万が一「どうしても理由を知りたい」と言われた場合は、下記のような回答を行うのをおすすめします。

応募数超過を理由とする

ご質問いただき、ありがとうございます。

今回は多数のご応募をいただいており、相対的評価によりやむを得ず、このような結果となりました。

ご了承いただけますと幸いです。

人材要件の不一致を理由とする

ご質問いただき、ありがとうございます。

〇〇様のこれまでのご経歴やスキルは大変魅力的に感じております。

しかし〇〇様との選考を進める中で様々なお話を伺い、弊社が求める人材要件に相違を感じこのような結果とさせていただきました。ご了承くださいませ。

どの回答においても、自社に応募してくれたことへの感謝の気持ちを忘れず丁寧に対応していきましょう。

不採用の電話をする際の注意点5選

不採用の連絡をする際には、注意する点があります。下記内容には特に気を付けて対応を行ってください。

それでは1つずつ詳しく説明していきます。

選考結果は面接日から3日以内に伝える

1つ目は選考後、できるだけ結果を早く伝えることです。

求職者は転職活動において、1社だけではなく複数企業の選考を進めている可能性が高いです。他社の選考との兼ね合いもあり、結果をできるだけ早く知りたいと考えている求職者も多いため、選考結果が決まり次第早めに連絡を行うと良いでしょう。

面接後、下記内容を求職者に伝えてあげるのが良いです。
・選考にかかる時間
・結果を連絡する日時（合否問わず）
できるだけ、具体的に伝えてあげると求職者も転職活動がスムーズに進められるようになります。

しかし、面接日の直後や当日に選考結果を伝えることは好ましくないため注意が必要です。当日に伝えてしまうと、しっかり時間をかけて選考してもらえていたのか求職者が不安に感じる必要があります。

基本的には採用・不採用のメールを送付するのは書類選考・面接を行ってから3日以内に行うのが良いとされています。遅くとも1週間以内には連絡を行い、選考を完了させましょう。

連絡する時間帯は午前中がおすすめ

2つ目は求職者へ連絡するタイミング、時間帯に気を付けることです。

企業側が勤務時間中に連絡することは問題ないですが、求職者は仕事をしている方も多いため電話に出づらい状況にある可能性があります。電話をかけるタイミングには十分に注意しましょう。

時間帯は、求職者からの指定がない限りは午前中に連絡をとるのがおすすめです。午前中に電話をしていると連絡がなかなかとりにくい求職者でもお昼休みや終業後に折り返しをいただけることが多いです。

2-2でも留守番電話の場合の対応方法を記載しておりますが、留守番電話の場合はあわせてショートメッセージを送付すると折り返しの連絡をもらえる確率が上がり、尚良いです。

ショートメッセージでの連絡テンプレートも下記に記載しておりますので、ぜひご活用ください。

【ショートメッセージでの連絡】

〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社、採用担当の△△と申します。

いきなりメッセージでのご連絡失礼いたします。

選考結果の件でお伝えしたいことがありお電話いたしました。また時間を改めてご連絡させていただきます。

失礼いたします。

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株式会社〇〇 採用担当△△

〒123-4567　東京都中央区 ●●ビル
Tel : 0120-1234-5678
HP : URL
採用サイト：URL
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求職者の状況はそれぞれ違いますので、事前に面接などの際に求職者の都合の良い時間帯を聞いておくのも良いでしょう。

求職者には必ず感謝の意を伝える

3つ目の注意点は、求職者に感謝の気持ちを伝えることです。

求職者は数ある企業の中から就業先として興味を持ち応募をしてくれています。不採用連絡の電話ではありますが、会社の代表として応募をしてくれたことや選考において時間を割いてくれたことに感謝をし、必ずお礼を伝えましょう。

続けて不採用の結果を伝え、真摯に精査を行い何度も検討を重ねての結果となったことを伝えてください。

メールなどの文面よりも電話で直接お礼を伝える方が、求職者にも気持ちが伝わりやすいです。伝える順序や言葉の選び方も最大限考慮し、求職者側も企業側も気持ち良い形で選考を終了できるよう、心がけましょう。

要件は必要最低限、できるだけ簡潔に伝える

4つ目の注意点は、連絡の際は要件を簡潔にすることです。

不採用連絡は、原則要件を伝えるだけのものですので会話は必要最小限に抑えましょう。

あまりにも長く会話をしてしまうと、求職者のイレギュラーな反応や質問などで流れが変わってしまい、何を伝えるべきか分からなくなってしまうこともあります。

要件は、下記の点のみ伝えると良いです。

〈不採用連絡時の要件〉

・冒頭の挨拶
・選考における感謝の意
・不採用の結果
・履歴書返却の有無
・まとめの挨拶

1章に記載しておりますトークスクリプトは簡潔に要件をまとめた内容となっておりますので、参考にしながら電話を行うと安心です。万が一トラブルにならないようロールプレイングで練習するなどすると尚良いでしょう。

電話だけではなく、文面でもあわせて連絡する

5つ目は電話で伝えるだけでなく、メールなど文面でも通知を行うことです。

電話は口頭での連絡となりますので通常は内容が記録されません。後で「連絡した、連絡していない」など主張が食い違うトラブルが発生してしまう可能性がございます。

電話連絡を行った際は、これまで選考時に連絡していたメールや求人媒体のメッセージなどをとおして文面でも不採用連絡を行ってください。

書類選考不合格、面接不合格時にそのまま使えるテンプレートをご用意しました。ぜひご活用ください。

送付文面

書類選考不合格

〇〇様

株式会社〇〇 採用担当の△△でございます。
先ほどはお電話でのご対応ありがとうございます。

また改めてこの度は弊社にご応募いただき重ねてお礼申し上げます。

お送りいただいた〇〇様の情報をもとに、社内で慎重に検討いたしましたが誠に残念ながらご希望に添いかねる結果となりました。

何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆になりますが、〇〇様の今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。

今後も株式会社〇〇 をよろしくお願いいたします。

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株式会社〇〇 採用担当△△

〒123-4567　東京都中央区 ●●ビル
Tel : 0120-1234-5678
HP : URL
採用サイト：URL
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面接不合格

お世話になっております。
株式会社〇〇 採用担当の△△でございます。

先ほどはお電話でのご対応ありがとうございます。

また改めまして先日はお忙しい中、面接にご参加いただき重ねてお礼申し上げます。

社内にて選考を進めさせていただきましたが、残念ながらご希望に沿えない結果となりました。

限られた採用枠に対して多数のご応募を頂いており、慎重に選考を進め、判断させていただいた結果でございます。

誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。

数多くある企業の中から弊社にご応募いただきありがとうございました。

末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。今後とも、株式会社〇〇 を何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――
株式会社〇〇 採用担当△△

〒123-4567　東京都中央区 ●●ビル
Tel : 0120-1234-5678
HP : URL
採用サイト：URL
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より詳しく不採用時のメール文面を知りたいという方はこちら『今すぐ使える不採用メールのテンプレ・注意点！』をご覧ください。

不採用時の電話連絡まとめ

いかがでしたでしょうか？

この記事では、面接における不採用時の電話連絡方法をご紹介しました。不採用連絡は、求職者にとって喜ばしいものではありません。

まずは選考に参加いただいたことに感謝の気持ちを持ち、細心な注意を払い丁寧な対応をすることが大切です。

フロー別に記載しておりますトークスクリプトを上手く活用することで、スムーズに電話連絡を行うことができます。ぜひ自社の採用ニーズに合わせてアレンジを行ってみてください。

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