「効率的に採用活動をしたい」、「自社に合う人材を無駄なく採用したい」そう思う人事担当の方は多いのではないでしょうか。
どのポジションで何人をいつまでに採用するかを決め、入社までのフォローを行うまで一貫して行うのが一般的な採用業務です。
今行っている採用業務の中で、効率的に進められる効率化できるフローはないか見直すことが必要になります。
具体的な採用業務の流れや効率化のポイントは以下になります。
<採用計画>
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<募集・応募者対応＞
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＜選考＞
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＜面接＞
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＜内定・入社＞
ずばり、これらの業務効率化を解決、実現するには、ツールを最大限に活用しましょう！
ツールを活用することで、採用業務全般を一元管理できるため業務の手間が省け、効率化ができ面接などのコア業務に集中して臨むことができます。
本記事では、効率化のためのおすすめツールと、その活用メリットについて具体的に解説しています。
目次
採用を効率化できるサービス・ツールを活用しよう！
採用担当者の負担軽減のために、面接調整など自動でできるものはフル活用していきましょう。
今回は採用フローごとに効率化できるツールをご紹介していきます。
<採用計画> →採用の事前準備
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<募集・応募者対応＞ →HRMOS・sonar ATS
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＜選考＞ →ミキワメ・アクセスオンラインキャリア・採用一括かんりくん
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＜面接＞ →インタビューメーカー・ZOOM
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＜内定・入社＞ →ｂサーチの採善策
採用の過程では、スピードが大変重要になります。
そこで一部を自動化させることで、効率化を図り、求職者へのコンテンツを充実させるなど、より自社の魅力をアピールするほうに時間を割くことができたり、採用の他の業務により専念したりすることができます。
その他、会社説明会やインターンシップをZOOMなどのオンラインで行うことで、採用コスト（時間）も抑えられます。
母集団形成・応募者対応の効率化ならHRMOS
▼サービス概要
・株式会社ビズリーチが提供する採用管理、タレントマネジメントに対応し、企業の人事・採用を支援するサービス
・評価業務、勤怠管理、給与明細発行など人事業務のペーパーレス化を実現するクラウドサービス
▼活用メリット・導入事例
- HRMOS採用で作成した自社採用サイトから、約2カ月で70件の応募を獲得
- オペレーション業務にかかる工数が約4分の1になり、大幅に工数を削減できた
- 社内外の情報連携がスムーズになり、漏れや管理リスクが大幅に減った
- データ分析により採用課題が明確になり、必要な施策を打てるようになった
- ポジションごとの選考通過率をデータで可視化でき、採用プロセスのどこに課題があるのかが明確になった
- 面接日程調整が効率化され、選考スピードが上がった
- 求人ページの作成により直接応募が増え、志望度の高い優秀な人材を年間5名程度採用できた
- 面接官による評価確認や日程調整などに費やす時間を、80％削減
HRMOSでは、会社で出稿している求人情報を一元管理することでデータの蓄積や分析ができるため、最適な採用手法を見極めることができます。
また、HRMOSは母集団形成にも適したツールです。
売り手市場の現状では、この母集団形成を意識しなければ採用がうまくいかなくなってしまいます。
目標の応募数が来ても、ターゲットとする人材ではなかった場合採用まで至る数が少なくなりかねません。
HRMOSでは、採用に至らなかった有力候補者にタグを付けられる「タレントプール」という機能があります。
タグで検索し、対象者にメールで一括送信が可能です。
こちらの機能を使うことで、メール送信の手間が省けるので人材採用の効率化に繋がるでしょう。
候補者とのやりとりや面接官との面接日程調整･評価連絡はもちろん、人材紹介会社への一斉連絡までが、複数画面を開かずにハーモス採用一つで行える点も業務効率化には魅力です。
複数の面接官がいる場合も、会議室の予定まで確認し、日程調整がスムーズに行える他、応募者へのメール送信も簡単に行えます。
▼こんな企業におすすめ
✅採用ターゲットからの応募獲得に悩んでいる企業
✅応募者管理などの効率化をしたい企業
✅面接などのコア業務に専念したい企業
▼HRMOS商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2488/
採用するべき人材を一目で見極めるならミキワメ（適性検査）
▼サービス概要
・適性検査ツール
・自社の人材にマッチするかどうか、採用するべき人物かどうか一目で判断できる適性検査クラウド
▼活用メリット・導入事例
- ミキワメ適性検査およびミキワメウェルビーイングをいずれも活用したことで、離職率が20%→13%となり、導入前より7%も改善
- 適性検査受検タイミングでの候補者の離脱がゼロに
- ペルソナ像が明確になったことで、採用の判断基準ができ、多くの優秀人材に効率よく出会えた
- 1名500円の低価格での受験が可能
- 受験時間は10分！
- 自動でその企業独自の活躍人材の性格要素をミキワメ（103問で人の性格を27の特性（＋能力特性）で可視化し、216通りの類型に分類）
弊社ｂサーチでも取り入れているミキワメ。
適性検査で最も知りたい要素である「企業独自の活躍人材を見抜くこと」に特化しているサービスです。
受験者と似ている社員がわかったり、自社が重要視する適性にマッチしているかわかったりするので、
入社後のミスマッチを防ぐことも可能です。入社後の人材配置や業務分担を行う際にも生かすことができ、その際にも業務の効率化を図ることができるのもポイントです。
▼こんな企業におすすめ
✅人材配置の質を高めたい企業
✅社員のデータをもとに人事効率を高めたい企業
✅社員について詳しく理解したい企業
✅適正検査を実施したい企業
✅オンライン面接でも人事採用の質を上げたい企業
▼ミキワメ商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2494/
新卒・中途採用を一元管理できる唯一のツールsonar ATS（ソナーエーティーエス）
▼サービス概要
・導入実績1200社以上
・各種オペレーションの自動化やデータ集計といった採用業務のデジタル化を通じて、「より良い採用活動」を実現する採用管理システム
▼活用メリット・導入事例
- 採用業務繁忙期の3月～４月、採用担当者2名の残業時間は計86時間だったところを、当ツール導入により計15時間まで削減！
- 時間の余裕が生まれることで力を入れていきたいことに注力できるようになった
- 面接評価シートをExcelへ入力しており、1日10名の面接を行うと最低でも20枚分あった。毎日2時間以上かかっていた作業を、PDFで読み込むだけになり大幅に短縮できた
こちらのツールは、「フロー機能」により一目で採用活動の状況を把握できるため、効率的に採用活動を進めることができます。
また、採用目標数値から自社に必要な数値をシミュレーションでき、分析にかける手間を省くことも可能です。
採用ツールが増加する中で、手動によるデータ連携は手間がかかります。sonar ATSでは、さまざまなツールと、同期作業なしで自動連携できるので効率的です。
応募者への連絡手段としてLINEも利用できるのも大きな強み。LINEのほうが応募者に見てもらいやすいというメリットもあり、一括送信も可能なため業務軽減に繋がります。
▼こんな企業におすすめ
✅面接日調整や選考書類の準備の手間を省きたい企業
✅採用状況の管理やデータ分析を効率的に行いたい企業
✅エージェントとのやり取りを一括管理したい企業
✅新卒・中途を一元管理し採用コストを抑えたい企業
▼sonar ATS商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2701/
採用業務の一元化なら採用一括かんりくん
▼サービス概要
・導入企業は900社以上！新卒・中途を一元管理可能
・選考に関わるコミュニケーションの履歴等が集約可能な、候補者データの集約システム
・採用オペレーション業務の自動化システム
・採用進捗の可視化によりやるべき業務が一目でわかる進捗確認業務の自動化システム
・安心の電話サポートあり！操作もカンタンで初めてでも安心！
・蓄積データ無制限！
・マイページが無く、求職者の離脱を防ぎやすい
▼活用メリット・導入事例
- 1件あたりの面接登録が従来は5～10分だったところ、自動調整では1分未満、個別調整でも3分以内に！
- 応募者とLINEでやり取りが可能なため、レスポンスが良くなり、体感では1つの面接調整を1～2日は短縮
- 一括管理と自動化により、事務工数をなんと75％削減！！
- LINE活用で応募者にかける電話件数が50％削減
採用一括かんりくんでは、母集団の形成・書類整理・面接・調整・説明会企画運営・面談・その他管理業務 などの採用工数を削減し、より効率よく採用活動が行えます。
日程調整やリマインド連絡、選考通知等の煩雑になりがちな応募者や社内の採用関係者への連絡を自動化可能な、採用オペレーション業務の自動化システムや、
採用進捗の可視化によりやるべき業務が一目でわかる進捗確認業務の自動化システム、履歴書・エントリーシートなどの候補者情報や評価シート・アンケートなどの評価情報、
選考に関わるコミュニケーションの履歴等が集約可能な、候補者データの集約システムが備わっています。
また、採用活動を便利にするためにLINE＠を活用することで、コミュニケーションがスムーズになります。
これにより返信率や参加率もアップするでしょう。
▼こんな企業におすすめ
✅応募者の反応率アップをしたい企業
✅各種採用サイトと連携しながら、効率よく応募を集めたい企業
✅採用業務が追い付いていない企業
✅選考離脱や内定辞退率に悩む企業
▼採用一括かんりくん商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2500/
業務効率化・進捗管理・歩留まり改善ならアクセスオンラインキャリア（ALOC）
▼サービス概要
・導入企業は900社以上
・株式会社マイナビが展開している人材採用業界最大級のシェアを誇る採用管理システム
・導入している企業は、損害保険ジャパン株式会社、株式会社ファミリーマート、株式会社エイチ・アイ・エス、AGC株式会社、アイリスオーヤマ株式会社、三菱地所株式会社などの大手企業も多数で、非常に信頼性の高いシステム
▼活用メリット・導入事例
- 応募者情報の入力などの単純作業の効率化により、応募者へのレスポンスが早くなり、歩留まりも改善。採用人数を2倍以上に増加。
- 応募者の書類をPDFに落としてデータで管理。権限を付与された採用関係者は誰でも閲覧することができ、情報の共有のスピードと正確さが格段に向上。
さまざまなルートからの応募を、1つのシステムで一元管理できます。応募者が行った予約などはすべて自動でシステムに反映されるため、常にリアルタイムで把握することが可能です。
複数の求人媒体を利用していた場合、重複した応募者に連絡してしまったというケースも少なくありません。
アクセスオンラインキャリアでは、複数媒体での連携が可能なため同じ方へ連絡してしまうという無駄を省くことができます。
その他、メールご送信防止機能によるメール送付時のチェック作業の負担軽減や、面接評価入力を端末上で入力することで面接終了後のスピーディーな合否連絡を実現可能といったメリットもあります。
▼こんな企業におすすめ
✅マイナビを利用して採用活動を行っている企業
✅面接官やリクルーターがシステムを使う会社
✅採用業務以外を兼務している企業
▼アクセスオンラインキャリア商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2498/
ミスマッチ激減の面接をするならインタビューメーカー
▼サービス概要
・導入実績2,700社以上
・24時間いつでも録画面接可能
・面接をオンラインで実施するのに必要な機能の多くを提供するWeb/録画面接・説明会システム
・企業側があらかじめ用意した質問に対し、応募者が回答する様子を録画する面接方法
・Web面接、Web説明会、録画面接、採用管理機能、外部サービス連携 が可能
▼活用メリット・導入事例
- 日程調整不要の録画面接で、350店舗すべての応募者とのやりとりを人事で完結。
- 日程調整の電話をしてからURLを送ると1人あたり5分ほどかかっていたところ、当ツールの導入で約2分まで短縮。
- 月に約30名面接だったところが、100名程に増加した。
インタビューメーカーは、スマホのアプリからだけでなくブラウザも対応可能なためPC、ipadなどを使って行うことができ、だれとでもすぐにカメラ有りのオンラインで面接できます。
また、24時間いつでも録画受付が可能で、動画で求職者の回答を確認し、評価することができます。
その他、最大200~1,000名参加可能になっており、まとめて資料共有と説明会ができるので、新卒説明会や社内広報にも活用でき、場所を選ばずに行うことができます。
応募者のことをきちんと知った上で判断ができるようになるため、より採用活動がスムーズになります。
▼こんな企業におすすめ
✅応募者のことをしっかり知った上で採用したい企業
✅面接工数を削減したい企業
▼インタビューメーカー商品サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/recruit/2524/
オンライン面接にはZOOM
▼サービス概要
・いつでも、どこでも、どんな端末からでも Web会議を実現するクラウドサービス
▼活用メリット・導入事例
- 移動時間などが無く、対面より多くの応募者と面接が可能に
- 面接日程調整がしやすくなった54.5%
- 今後も活用したい90％
コロナ禍を通じて導入する企業も増えたのではないでしょうか。Web面接ツールとしてzoomを活用している企業は85.7%にものぼります。
最大49人の映像を画面に映すことができ、最大参加人数は1,000人のため、大規模な説明会を実施可能です。
応募者・企業側共に移動時間などの短縮に繋がるため効率化になるでしょう。
会場予約や設置といった手間も省けるのもメリットといえます。面接実施率も増加し、本来面接できるはずだった優秀な人材との接触も増えるため導入して損はない面接方法です。
▼こんな企業におすすめ
✅ 無料で行いたい企業
✅ 多くの利用者が使い慣れているものを利用したい
▼zoom公式サイトはこちら
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
採用戦略立案～採用目標達成までをプロにお任せならｂサーチの採善策 （採用代行RPOサービス）
▼採用代行（RPO）サービス概要
・ｂサーチが企業様の代理店となり、入社後に活躍する人材を導くプランニングサービス
・求人ページの作成から運用、応募者対応まで一貫して代行
▼活用メリット・導入事例
- 費用対効果約3倍、応募数約15倍、来社率25％から57％へUPという実績
- ｂサーチに提案されたIndeedを導入したことで、以前と比較し応募数が以前の10～15倍に
採用戦略の立案から採用目標達成まで、すべての採用業務を幅広く代行するため人事担当者の負担は激減します。
スカウトメールの文面作成や毎日の配信、頻繁な再送信、面接設定までの運用設定など時間と労力がとられてしまう業務を、ｂサーチでは一括管理が可能です！
ｂサーチは取り扱い商品数100種類以上の求人特化型総合広告代理店です。
採用戦略の立案から採用、自社で活躍する人材獲得までの採用目標達成までノンストップでサポートします。
企業様の抱える課題や目標をしっかりヒアリングし、最適な媒体を一緒に選定していきます。
募集する職種の仕事内容を詳しく取材し、応募の集まる原稿をプロが作成し、求人掲載後も継続的に効果測定、分析を行い、運用に関するアドバイスを絶えず行っていきます。
▼こんな企業におすすめ
✅ 採用コスト（時間・手間・費用）を削減したい企業
✅ 入社後のミスマッチを防ぎたい企業
✅採用戦略～入社まで一貫して行ってほしい企業
▼ｂサーチ公式サイトはこちら
https://www.bsearch.co.jp/
採用活動では事前準備も大切
採用効率化のためには、ツールを活用するのがいちばんです。
効率化できる部分は任せ、時間をかけるべき工程に割いていきましょう。
会社全体や募集ポジションに対して、どのような方向性で取り組んでいくのか、どのような成果を目指すのかといった内容を明らかにすることや、効率のよい母集団形成のためにターゲット設定を明確にすることなどがそれに当たります。
事業計画を明らかにする
会社全体や募集ポジションに対して、どのような方向性で取り組んでいくのか、どのような成果を目指すのかといった内容を明らかにします。自社の事業を一緒に実現してくれる人を確保するために、しっかり考えましょう。
採用ターゲット・人数を明らかにする
ターゲット設定がうまくいくと、効率よく母集団形成ができ、求人掲載費用などのコストを抑えることも可能になります。設定することで、ターゲットに合ったチャネルに絞って採用広報ができるなど的確な対応ができます。
面接の工数を減らす
面接日程の調整に苦労する人事担当者は少なくありません。
自社の選考中に他社からの内定をもらい辞退されるケースが多いといったことがある場合は、面接の回数を見直すと良いでしょう。
面接回数が減っても質の高いものにするために、1次面接をWeb面接に変え、応募者の人物像や組織との相性を数値化して予測することができる適性検査を活用している企業も多くあります。
自社が求める人材とのミスマッチも防げるので、効率的な採用に繋がります。
内定の評価基準を定める
評価基準を明確にすると、合否の判定がスムーズになります。
基準は人柄・経歴などさまざまですが、複数採用担当者がいる場合は特に、事前に具体的な基準をすり合わせておきましょう。
スキルや資格など第三者が見て分かりやすいものもありますが、人柄や熱意など相手によって捉え方が異なるものこそ具体的な基準を定めましょう。
代理店を活用する
弊社ｂサーチでは、100種類以上の取り扱い媒体の中から、企業様の採用成功に最も適したプランをご提案し採用のお手伝いをしています。このようにプロにお任せすることで他の業務に注力することができるでしょう。業務負担を軽減しながら採用の質を維持し、向上させることもあります。
また、代理店へ依頼することで求人掲載の契約を一括にまとめることができるので、採用業務を効率化しやすくなります。複数の媒体へ依頼した場合、やり取りが複数発生するため少々手間に感じる担当者も少なくありません。代理店へ依頼すると、効率よく複数の媒体に掲載可能になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。