面接設定したのに、当日になっても、時間になっても求職者が来ない！なんてこと起きていませんか？
面接に来ないということは、求職者側の問題もありますが、企業側が対策できることもあります！
こちらの記事では面接に来ない人がどうしたら来るようになるか、解説していきます。
ぜひ自社の行っていることや対応と比較して、取り組めることは取り組んでみてください。
今すぐに解決できる面接に来ない原因と解決策4選
求職者が面接に行かない、と判断を下すには様々な理由があります。
求職者が面接に来ない原因と解決策を4選をこの章で解説していきます。
＜原因1＞企業側のレスポンスが遅い ＜解決策1＞その日のうちに連絡を返す
求職者が面接に来ない、原因の1つはレスポンス（メール・電話）のスピードです。
求職者は応募した後、面接した後、など何かアクションした後、すぐに返信や連絡がないと不安になり、面接に来ない確率が高くになります。また、アクションを起こしてすぐのタイミングが一番、やる気や意識が高い状態にありますので、なるべく早く連絡を取るようにしましょう。テンプレートやフローを予め決めておくこともおすすめです。
求職者の方と企業様がすぐに連絡とるべきタイミングは主に下記の5つです。
- 応募があった際 （サンクスメール設定）
- 面接の日程打診 （複数日程の提示や各種求人広告の設定）
- 面接日程確定後 （確定のご連絡＆面接の詳細）
- 面接日直前のリマインド連絡 （SMSや電話、メールの活用）
- 合否連絡
求職者の方と企業の人事の方が連絡するタイミングは大きく分けて5回あります。
それぞれのタイミングで、すぐに返信できる仕組みを構築することをお勧めします。
レスポンスの目安スピードとしては、「連絡があったその日のうちに連絡を返す」です。
求職者側からの応募や連絡があった場合、その連絡が来たその日のうち、できるだけ早く対応することが早いレスポンス、と言われます。
求職者は1つの企業に狙いを定めて応募する、という方よりは複数の自分の条件に合った企業に応募して連絡が来た企業や選考結果が早く出た企業で選考を進むという傾向があります。
そのため、他企業と比較して連絡が遅い場合対応が後回しになり徐々に忘れてしまい、連絡も取れなくなってしまいます。面接設定もなかなかできない企業様もレスポンススピードの見直しをしてみてください。
- 応募があった際の対応策
①サンクスメールの設定をしっかりする。自動返信メールに応募に対するお礼と、返信期日を記載しましょう。書類選考がすぐ完了する場合は1営業日以内に連絡する旨や、求職者からも連絡が取れるように署名（人事担当名やメアド、電話番号、URL）など記載して双方向のコミュニケーションが実現できる状態を最低限構築しておきましょう。
②応募通知メールを設定する：転職希望者やアルバイト希望者から応募が入った際に、すぐに確認するためには、応募通知の設定が必要です。応募通知メール設定がしっかりできていれば関係各者へ応募者から応募が入った際にメールを自動で送ることができるようになり、抜け漏れがなくなります。 - 面接の日程調整の対応策
①日程調整の対応策は、複数日程を提示することです。求職者様との日程調整もビジネス上の企業間の日程調整も同様ですが、空いている日程候補日については複数提示するのが基本です。※単一提示の場合、日程が合わないと再度メールのやり取りが発生して、手間がかかり、離脱に繋がります。また最近では日程調整のツールもありますので、適宜利用すると複数日程の提示の手間もなく、送信した日程が埋まってしまったときにもGoogleカレンダーなどと連携して自動で更新されるなど、日程調整をスムーズに進める事ができます。
②各種求人広告にも面接を自動で設定できる機能や求職者が面接希望日を事前に入力してくれている場合もあります。この場合は応募者情報をしっかり確認して、提示された日程に合わせて日程調整をすることが大切です。（無視して日程調整した場合、かけた労力に対して、不義理にされたと感じて、その後の選考に影響がある可能性があります。） - 面接日程確定後の対応策
①面接日程の確定後については、来社動機を形成していく必要があります。来社動機の掲載については２つのポイントがあります。１、オンリーワンコミュニケーション、あなたでなければならない理由やなぜ書類選考を通過したのか、なで面接したいと思ったのかを伝える事です。一人ひとり変更するのが理想ですが、難しい場合は、書類選考基準に沿って、その旨を伝えてください。
例：20代の未経験者採用の場合、若くてこれからの可能性のある〇〇様や、これからの成長に期待しております。など面接したい理由や書類選考を通過した理由を記載して上げると良いと思います。
②面接当日の流れや詳細を記載する。面接当日にドタキャンや面接辞退にならないように、事前に期待値を高めておくことと安心して準備を進めてもらえるように、面接の持ち物や日時以外に、面接官の氏名や役職、人柄や、質問内容、注目していることなどを事前に伝えてあげましょう。
※人材紹介の場合事前に面接で聞かることや対策を一緒にして面接に臨みます。同様に求職者に対して事前情報を与えてあげるように心がけましょう。 - 面接日直前のリマインド
①面接日直前のリマインドについては、電話でも、メールでもやり取り（意思確認）ができれば大丈夫です。接触回数を面接前にどれだけ増やせるかも来社率向上に役立つポイントです。複数回にわたりメールで会社の魅力を伝えておく（資料や動画など送付して意識付け）や電話来社の確認をとるなどです。
また、事前に履歴書、職務経歴書を送付してもらっている場合には、受領確認の連絡もリマインドや接触回数の向上につながります。電話の場合、折り返しがしやすいように、留守番電話やメールやSMSに電話番号の記載も忘れずにしておきましょう。
②ドタキャンの事前把握の目的も、仕事をしていく上で時間は有限です。全ての方を面接に来てもらうことは不可能ですが、事前に面接辞退を確認できることにも、リマインドの連絡は役に立ちます。
＜原因2＞面接候補日まで期間が空く ＜解決策2＞応募から1週間以内の日付・時間配慮もする
2つ目は面接候補日の提示です。
面接の日程は求職者の予定と面接官の予定が合って初めて設定ができます。
面接官が他業務で予定が埋まっており、応募から2週間後でないと面接を組めないといった場合、求職者はその間に他企業の面接を受け、中途採用の場合その2週間の間で選考結果まで出ている可能性もあります。
選考結果が出ていなくとも、長く期間が空くことで志望度も下がり、興味も薄れてきます。
そういった点から面接候補日までの期間が空くことはかなりのリスクとなります。
面接候補日は応募があった日から1週間以内で複数日程提示することが有効です。
日程だけでなく、時間も求職者を考慮して「朝・昼・夕方」の満遍なく候補を出すことができるとより良いです。特に中途採用の場合は現職中の方もいる為、昼間は面接対応できない方も多くいます。そのような方にも面接に来てもらう為に時間の配慮もできると良いでしょう。すぐに対面の面接が組めない場合はWeb面接やカジュアル面談など短時間で楽にできる面接や面談、電話も検討してみましょう。
＜原因3＞来社面接のみ ＜解決策3＞Web面接にも対応する
3つ目は面接の実施方法です。最近はコロナ禍の影響もあり、一次面接はWeb実施可能な企業様も多くあります。
Web面接に対応はせず、対面の面接のみで設定をしていると面接前の辞退が多くなる傾向があります。
（遠方の方や在職中で転職活動に時間がさけない方など）
一次面接のみの場合Web面接実施が難しいこともありますが、二次面接以上回数がある場合は求職者の状況に合わせて面接方法を選択できる体制にすると良いでしょう。
中途採用は特に、現職中で昼間は仕事があり夜しか面接できない場合や、引っ越しも込みで考えていて現在は遠方に住んでいる場合、ライフイベントの関係で仕事を探していてなかなか面接の移動ができない場合等様々な方がいらっしゃいます。
このような原因で面接日設定はしたが、当日になってやはり行けなくなってしまい、面接に来なくなってしまうということが生じます。
できるだけ応募のあった方や面接設定した方には面接に来ていただきたい為、Web面接の検討をおすすめします。
＜原因4＞電話対応が良くない ＜解決策4＞電話だけでなく連絡の際は丁寧な対応をする
4つ目は電話対応です。求職者の方との連絡は基本メールかと思いますが、口頭で話したり問い合わせをもらうことも全くないことはありません。その際に電話に出た社員の対応が良くない場合や、抑揚のない話し方、雰囲気が悪いのかなと感じるような話し方をしている場合はその段階で志望度が下がってしまいます。やはり丁寧な対応してもらった企業の方が、良い印象になります。この会社に入りたい、入っても安心して働けそうといった前向きな気持ちになっていただいた方が面接に行こうという気持ちが保たれる為、そのような要所での対応は大切になります。
電話対応をした方の話し方や、受付の方の対応を実際に人事部から見て確認することが有効です。他部署だけでなく人事部からの電話や連絡の見直しも行うとより良いでしょう。
中長期的に解決すべき面接に来ない原因と解決策2選
2章では、すぐに求職者側の対応に変化が出るわけではありませんが、中長期的な面で対応すべき原因と解決策を解説していきます。
＜原因1＞そもそもの志望度が高くない ＜解決策1＞求人やHPの情報精査や口コミ対策をする
1つ目は志望度です。そもそも仕事を探している求職者は基本的には「この企業に入りたい！」という気持ちで応募はしておらず、「条件良いし、雰囲気もよさそう、やりたい仕事ができそう」といった気持ちの段階で応募をしています。そのためそもそもの志望度が高くない状態で応募まで進んでいる為、様々な企業と連絡を取っている中でどの企業かわからなくなってしまったり、連絡が来ても連絡をもらった頃には他企業と話が進んでいたり、と志望度が高くない場合どんどん埋もれてしまいます。志望度が高くない場合上記のような、どの企業がどのようなものか忘れられてしまう為、面接日当日も来なくなってしまうことが多く発生します。
志望度は求人原稿や、HPの情報、掲載している写真、ネットに記載のある口コミ等の情報をきちんと整えることで上げることが可能です。しかし、社会的にその企業や業界に良くない印象や働きにくい印象がついてしまっている場合は、より時間のかかるものとなりますのでできるだけ解決するという気持ちで動くと良いでしょう。
以下変更の際にできると良いことを記載します。
◆HPの情報
他社で自分自身が「良い企業だな」と思える企業を真似すると良いです。模倣は良くない為、参考程度にすると良いでしょう。
また、色味や、見やすさ等も重要な視覚情報です。自社だけでHP修正をすることは難しい為外注も検討が必要です。
HPは情報が見やすくまとまっていることはもちろんですが、最新情報にきちんと更新していることも大切です。求職者が自社のHPを訪れたときに情報更新が行われていないと、「この会社は情報更新していないんだな」「この情報は古いけど、実際今はどうなんだろう」と疑問が生まれてしまい、その疑問がマイナスに働くこともあります。無理のない範囲でHP更新をかけていきましょう。
◆求人原稿
自社で効果の良かった原稿や同業他社で効果の良かった原稿の職種名の書き方や、キーワード、フラグ設定を参考にすることでより良いものになります。
また掲載の写真は①顔が見える、②明るい、③雰囲気が伝わる、④男性女性の両方が映っている、⑤各媒体の写真サイズに合っているか確認する、の主に5つを気を付けるだけでも一覧画面での見え方が変わる為、自社の写真を確認してみてください。
参考：求人広告の効果のある書き方を解説！すぐに使えるテンプレート付き！！
https://www.bsearch.co.jp/media/howtowriteajobadvertisement
◆口コミ対策
Googleで企業名を検索した際、右側にGoogleビジネスプロフィールという欄があります。求職者は応募する前や、応募した後、面接前に企業情報をネットで検索する流れがあります。その際にGoogleビジネスプロフィールが更新されていると、見栄えが良く、口コミも確認できるため求職者の安心材料の1つになります。
HPを更新することは難しくても、Googleビジネスプロフィールは簡単に更新ができるため作成や更新をして情報を整えることをおすすめします。
＜原因2＞他企業にも同時に応募している ＜解決策2＞できる限り自社アピールをする
2つ目は複数応募です。前述している通り、仕事を探している求職者は1つの企業だけでなく他複数企業も同時に見ています。そのため、一気に「良いなと思った企業」に応募をする傾向があります。中には吟味して2～3社の方もいますが、現在は求人情報が豊富な状態になっている為、複数応募が定番となっています。一気に応募している為、複数企業から一気に連絡が来て、対応が追い付かず、その中の興味ない企業や対応の良くない企業が面接設定や、面接に行くことから省かれていくということが起きます。
解決策としては、企業側も複数社応募していることを念頭に、工夫できることで自社アピールをしていきましょう。アピールできる場としては①求人原稿、②HPの内容、③原稿やHPの写真の見直し、④SNSの更新等があります。特に③と④に関しては社内の自然な状態が見ることができ、求職者が実際に入社した後も想像がしやすい状態になる為、自社アピールに繋がります。まずはできることから、簡単なことからはじめてみてください。
まとめ
この記事では面接に来ない求職者に対してできることを、「今すぐ取り組めること」と「長い期間取り組むべきこと」で分けて解説してきました。面接に来ない、ドタキャンは採用活動において大きな障害となってしまいます。その部分をいかに解消し、歩留まりを減らしていくかが重要になりますので、社内でできることを話し合い、人事部だけでなく他部署の人にも協力してもらいながら進められると良いでしょう。
面接に来ない応募者への対応策として応募者への採用連絡の仕方については以下の記事で詳しく解説しています。
【例文付き】応募者への採用連絡の仕方を今すぐ使えるように解説