採用の歩留まりの負のループから脱する方法！原因と改善策をお伝え！

『採用がうまくいかない』と漠然と思っていませんか？その漠然とした悩みは、採用プロセスを細分化して各項目の歩留まりを把握して計算、分析、対策を考えることで改善が可能です。
“採用がうまくいかない＝採用プロセスのどこかで歩留まりの悪化が発生している状態”となります。

この記事を読むことで自社の採用の歩留まりがどこで悪化していて、何を改善すれば採用の歩留まりが改善できるのかが分析、対策できるようになります。採用の各プロセスの歩留まりを改善することで現在の負のループから抜け出す方法を紹介、解説します。

自社の採用の歩留まりの項目と計算方法

自社の採用歩留まりに関してexcelやスプレッドシート、採用管理ツールなどを利用して数字で把握しましょう。採用に関する歩留まりにの計算方法や数字の見方に関して解説していきます。
「採用の歩留まり」とは各採用活動の段階に進んだ人数のことと割合（率）を指します。
そして、各採用活動の段階に進んだ人数の割合をパーセントで示した数値を「採用の歩留まり率」と言います。
自社の歩留まりを把握する上で、採用活動のフローが明確化されている必要があります。

採用の歩留まり項目8つとそれぞれの計算、分析方法

自社の採用に関する歩留まり率を計算する前に、現状の採用活動のフローに関して明確化する必要があります。
下記の表を参考に自社のフローに当てはめ、自社の採用活動のフローを確認してみてください。
採用活動のフローを確認した後に、自社の採用活動の中ではどの段階が歩留まりの要因になっているのかを確認する必要があります。

＜採用活動の歩留まり率の計算方法＞

　応募からの有効応募率や書類合格率に関しては、企業によって基準によって歩留り率が上下するため、企業様ごとに基準値を設けておきましょう。（選考基準により異なる為）一般的な比較は意味がないので、企業基準に合っているかを比較、分析していきましょう。

採用活動のフローが確認できたら、各段階の人数を確認し、実際に計算をしていきます。

主な採用プロセス（採用歩留まりが発生する項目）

• 応募数（応募者の数）
  有効応募率（有効応募数÷応募数＝応募者の内○％）
• 有効応募数（採用条件に合致した応募者の数）
• 書類合格数（採用条件に合致しかつ書類選考に合格した応募者の数）
• 面接設定数（面接設定、日時、場所を確定できた応募者の数）
• 面接数（実勢に面接できた数）
• 面接合格数（面接合格者数や内定数）
• 内定承諾数
• 入社数

上記の表を活用して、現状人数の部分に、自社の採用フロー上の人数を記入してください。
現状人数の把握の後、各種採用に関する歩留まりの計算をします。

すぐに社内でPDCAを回すべき項目は「面接設定率」「面接実施率」「内定承諾率」「入社率」の4つ

　フローの中で青字になっている「面接設定率」「面接実施率」「内定承諾率」「入社率」は社内で改善をすることで数値の改善することができる項目です。「面接設定率」「面接実施率」「内定承諾率」「入社率」は2章で記載する改善方法を行うことで目標値に数値を近づけることができます。また、有効応募率（企業基準）、書類合格率（企業基準）、内定率（企業基準）は自社内基準項目（採用基準項目）となります。採用基準を変更せず、全体の採用歩留まり率を改善するためには青枠の項目を改善する視点で皆瀬のPDCAを回すことをおすすめします。
　青字の目標「面接設定率」「面接実施率」「内定承諾率」「入社率」歩留まり率は以下で詳しく解説しています。
※選考基準や業界、職種に関係なく、徹底して強化、実践することで歩留まりを上げることができる項目です。

「面接設定率」「面接実施率」「内定承諾率」「入社率」の目標値

採用活動は、フローごとにきちんとした手順や対応を行うことで、ある程度の通過割合が担保されています。フローは業界に関わらず通過割合がある程度担保される部分を選択しています。同じフローで通過割合が下記数値と比較して低い場合は、それぞれのフローにおける対応の中で問題があるかもしれません。

自社の応募者人数や面接実施人数等から目標率を活用し、目標人数を逆算し、書類選考通過率、面接合格率を社内で定めることで歩留り率の解決になるかもしれません。

【項目別】採用の歩留まり発生への対策

　先ほど計算したそれぞれの率を改善するための具体的な方法を記載します。

有効応募率を改善する場合

■媒体選定や手法、求人原稿の文面を見直す
　総応募数に対して、どれだけ有効応募数があったかを確認しているものが有効応募率です。有効応募数が増えれば、有効応募率は上がります。
　そもそも有効応募数はターゲットとしている人をどれだけ集められるかがポイントの為、媒体の選定や手法選択、求人原稿の書き方が大切です。有効応募数が必要数集まれば、応募数自体は多くなくても良いのです。選考フローの中では応募数ではなく有効応募数に着眼すると良いでしょう。

面接設定率を改善する場合

■応募後の返信スピードや応募者の対応方法を見直す
　有効応募の中からどれだけの人と面接の設定ができるかが面接設定率です。有効応募である人と面接をきちんと設定することで面接設定率は上がります。マイナビ転職の調査によると、全国、全職種での面接設定率の平均は41.9％という調査結果が出ています。
　面接設定をきちんと行う為には、応募者に対して適切な対応をすることが大切です。返信のスピードや応募者対応を見直すことで改善できるでしょう。また、そもそもの応募数が少ないのか、有効応募が少ないのか、を見直すことで有効応募が少ない場合は掲載している原稿の内容や記載方法を見直すことで改善できるでしょう。

面接実施率(来社率)を改善する場合

■媒体の見直し・登録している求職者の動きを確認する・Web面接の導入の検討
　面接設定した人の中でどれだけ面接を実施できたかが面接実施率です。面接設定数をきちんと確保することで母数を増やすことができるので、2-2の面接設定率から改善すると良いでしょう。
　面接実施率は媒体利用者の質や媒体とマッチしているかも関係します。媒体によって、特色が異なる為、広告担当者に媒体の特色を聞き、自社の求める人材とマッチしている媒体選定をしましょう。また、スカウト型の場合はログイン日時や登録日時等、求職者の動きレベルで検索できる媒体もある為、そのような検索機能を活用するとより意欲の高い求職者と面接設定ができ、面接実施率も上がるでしょう。
　また、マイナビ転職の調査によると、面接無断キャンセル率が全国、全職種の平均で7.6％という調査結果が出ています。無断面接キャンセル率を0％にすることはかなり困難です。ただし、対面面接と比較し、Web面接も併せて実施することで無断面接キャンセル率が低下するという調査結果も出ている為、現在対面面接のみの設定の場合はWEB面接も検討すると無断面接キャンセル率が低下するかもしれません。

内定率を改善する場合

■採用情報の全体を見直す(掲載媒体、掲載原稿内容、採用基準、自社情報の発信に関して)
　実際に面接した人の中から内定を出したかを確認することが内定率です。内定率は自社の採用目標人数も気にしながら検討しましょう。
　内定を出したい、と思える人と面接をすることが大切です。内定率を改善する場合は掲載媒体、掲載原稿内容、採用基準、自社の情報発信ツール(HPや採用ページ、SNS等)の採用に関わる部分全体を見直すとよいでしょう。掲載原稿内容に関しては、きちんと自社のアピールポイントや欲しい人材に刺さる内容で記載できているか、掲載写真も含めて見直すと良いでしょう。

内定承諾率を改善する場合

■面接時の対応、社員全体の対応、面接官の再検討、給与等の条件の確認
　内定を出した人からどれだけ承諾してもらえたかが内定承諾率です。内定承諾率は面接対応や関わった社員の対応、来社時の雰囲気や口コミ等、様々な部分を確認する必要があります。マイナビ転職の調査によると、内定辞退率は全国、全職種の平均11％という調査結果となっています。先述した口コミ以外にも、給与面も辞退の理由となっています。面接を受け、改めて求人原稿を見直し思っていたよりも給与が低かったと感じる人もいるようです。可能であれば応募者から希望給与の確認を行い調整することで、内定承諾率の改善にもつながるでしょう。
　面接や連絡の部分で社員が対応する際、横柄な態度や挨拶がない等の求職者が入社後を不安視するようなことがあると内定承諾率は下がってしまいます。面接の際の対応や、社員の対応を見直したり、時には面接官の変更も視野に入れると良いでしょう。

入社率を改善する場合

■内定承諾率の改善を行う、採用フロー全体の見直しを行う
　内定承諾をもらった人から実際に何人入社したかが入社率です。入社率は内定承諾率が高ければ上がると考えられ、入社率があまりにも低い場合は、内定承諾率だけでなく採用フロー全体を見直すことが必要でしょう。

【ケース別】採用歩留まり発生の原因と対策

採用歩留りが発生している企業では下記のような6つの原因が主に考えられます。

原因1つ目：他社との選考スピードの違い

原因1：他社との選考スピードの違い
対策1：選考フロー全体の見直しや選考結果の連絡を早めに行う
改善項目：面接設定率と面接実施率
　原因の1つ目は、内定までにかかる期間です。新卒採用に関しては内定までの期間はほとんど関係ありませんが、中途採用は一次面接から内定を出すまでの平均は13日程度となっております。中途採用の場合、現職を続けながらや、休職していてできるだけ早く内定が欲しいと考えています。そのため、面接の日程が遅くなったり、面接後の連絡が遅くなったりしてしまうと先に連絡の来た他社に流れてしまいます。フローの中に無駄な箇所や、現状で日数がかかっているフロー箇所の見直しを行い、選考フローをなるべく短くしましょう。ただし、フローを短くする際に必要なフロー項目まで削除しないよう注意が必要です。
　選考スピードが原因の場合は、選考フローの開示や目安の日数、応募後や選考後の結果連絡を早めに行う、選考フローの見直し(不要なフローが含まれていないか)を行うと良いでしょう。

原因2つ目：自社ブランディング不足

原因2：自社ブランディング不足
対策2：自社サイトの運営のみならず、他の部分で自社情報の発信を行う
改善項目：有効応募率、面接実施率、面接実施率、内定承諾率、入社率
　原因の2つ目は、自社のブランディング不足です。こちらの原因は新卒採用、中途採用関係なく考えられるものです。自社のブランディングが不足している場合、そもそもの応募者数を集められなかったり、面接日程調節の連絡が返ってこなかったりとなる可能性があります。他社と比較された時に自社を選んでもらえるようにする必要があります。自社のHPだけでなく、SNSの運用や、自社キャラクターがいればそのキャラクターを活用することもできるでしょう。SNSや自社キャラクターの使用が難しい場合は求人原稿の写真を目立つように工夫したり、原稿内でアピールすることもできるでしょう。しかし、自社アピールの為に虚偽の情報を記載することはできない為、注意しましょう。虚偽や間違った情報を出すことで原因6つ目のような情報乖離につながりかねません。
　自社ブランディング不足が原因の場合は、自社サイトの運営だけでなく、他の部分で自社の情報発信を行うと良いでしょう。

原因3つ目：応募者対応不足

原因3：応募者対応不足　
対策3：応募者対応フローの見直しや、応募者連絡する際の文面の内容に不足情報がないかを見直す　
改善項目：面接設定率、面接実施率、入社率
　原因の3つ目は、応募者の対応不足です。こちらの原因も新卒採用、中途採用関係なく考えられるものです。
応募者対応のタイミングとしては大きく分けて、応募があった時(面接日程設定含む)、選考結果通知、内定出しの3回です。それらの応募者と接点を持てるタイミングで早急な対応をすることで、応募者の志望度を高め、離脱を防ぐことができます。
また、早急な対応を行う為に、応募者様からの連絡に迅速に気が付くことが大切です。応募者からのメールを受け取るメールアドレスを個別に設定したり、複数名で応募者からの連絡受け取れるように設定したりと、個人で連絡を行うよりも複数名で対応を検討すると良いでしょう。
　応募者の対応不足が原因の場合は、応募者対応のフローの見直しや、連絡の際に送る内容の見直しを行うと良いでしょう。

原因4つ目：社風が合わないと感じた

原因4：社風が合わないと感じた
対策4：応募者と関わる人選の見直しを行う
改善項目：内定承諾率、入社率
　原因の4つ目は、面接で感じた社風です。こちらの原因も新卒採用、中途採用関係なく考えられるものです。
応募の段階ではネット上にある情報のみ応募者は知っている状況です。
その後の面接で実際に働いている社員と話し、そこで社風が合わないと感じることがあります。
実際に入社後のことを考えると、社風が合わないと感じている応募者が入社するのは企業としても不安要素となるでしょう。企業側は間違った悪い社風が伝わらないよう注意をすることが大切です。
　社風が合わないと感じることが原因の場合は、応募者対応する担当者や面接官の選定を見直し、社風に合った人が対応できると良いでしょう。社風を伝えるために、社内イベントの開催の様子をHPに公開したり採用動画の導入や採用ピッチ資料の活用（家族にも見せれるように）自社雰囲気を伝える方法を考えてみましょう。

原因5つ目：面接官の対応が良くない

原因5：面接官の対応が良くない
対策5：面接内容の見直しや、面接官の再選定、人事部が実際に面接に参加してみる
改善項目：内定承諾率、入社率
　原因の5つ目は、面接官の対応です。こちらの原因も新卒採用、中途採用関係なく考えられるものです。面接官は対面で応募者と話すという重要な責務があります。面接の際に横柄な態度をとったり、集団面接の際に特定の人物にのみ厳しい質問をしたりと、面接内で応募者が不快と感じてしまうことを行わないようにする必要があります。なかなか面接官の対応の良し悪しを応募者から申し出てくれることはありません。自社の面接官の対応を見る場合は実際に人事部の方が複数回にわたって面接に参加すると良いでしょう。
　面接官の対応が原因の場合は、面接内容の見直しや面接官選定のし直し、ロールプレイングでフィードバックするなど面接力向上に注力すると良いでしょう。

原因6つ目：募集要項と実態の乖離

原因6：募集要項と実態の乖離
対策6：求人原稿の内容の見直しや、給与や休暇に関する情報精査を行う
改善項目：有効応募率、書類合格率、内定承諾率、入社率
　原因の6つ目は、応募要項と実態の乖離です。こちらの原因も新卒採用、中途採用関係なく考えられるものです。応募者は募集要項を見て応募します。悪いことを求人原稿に必ず記載する必要はありませんが、あまりにも実態と乖離した内容を記載しないように気を付けなければなりません。また、応募者の連絡対応の担当者や実際に面接をする面接官とも、求人原稿内容を情報共有し、社内で乖離や矛盾が起きないようにすることも大切です。
　募集要項と実態の乖離が原因の場合は、求人原稿の内容の見直しや、情報精査を行うと良いでしょう。

採用の歩留まりのまとめ

採用に関する歩留まりの原因や改善方法を記載してきました。採用の歩留まりの改善の為の道筋は少し見えましたでしょうか？
　採用に関する歩留まりの改善は、一筋縄でいかないことがほとんどです。
1つの項目が原因で歩留まりが発生しているのではなく、様々な原因が絡まりあって歩留まりが発生しています。まずは自社の採用フローの中でどの項目が最も歩留まりの大きな原因、大本となっているのかを探し出すことが重要です。
　求人原稿の部分から歩留まりの原因が発生していることもありますので、その場合は原稿制作を担当している代理店や販売店の担当者に問い合わせてみてください。