採用担当・人事の皆さん中途採用やアルバイト・パート採用の求職者に対して、不採用の連絡をする際にどんな不採用メールをお送りしたらいいのか悩んだことはありませんか。
採用の連絡は喜ばしい連絡なので行うことに抵抗はございませんが、不採用の連絡だと喜ばしい連絡ではないため応募者を傷つけないようにどのような点に気を付けながら不採用メール文面を作るのか、何日以内に不採用メールをお送りしなければいけないのか、メールの書き方や送り方、返信について不明な点がたくさんあると思います。
そこで本記事では不採用時のメールのテンプレート例、不採用メールの注意点を解説いたします。
不採用の文面のテンプレートは会社の名前を入れればそのままコピーして実際にご利用いただけるものとなっております。
この記事を読むことにより、不採用の連絡を行う採用担当・人事の皆さんのお役に立てれば幸いです。
正社員（中途採用）向けの不採用メールのテンプレート
この章では正社員、契約社員（中途採用）向けの不採用メールの使えるテンプレートを解説いたします。
不採用通知の仕方次第では、自社のイメージを損なう可能性があるので、通知の内容やタイミングには十分な配慮をする必要があります。
では正社員用不採用のメールテンプレートをご紹介いたします。
あくまで不採用メールのテンプレートは例なので自社に合わせてカスタマイズしてご利用ください。
1-1書類選考
1-2適性検査
1-3一次選考
1-4最終選考 をご紹介いたします。
書類選考不採用のメールテンプレート（例文）
まずは書類選考不採用となった方に送付する不採用メールのテンプレート(例文)を解説いたします。
※書類の返却の有無についても記載をしましょう！例文は注意点のところでご紹介しておりますので、ご覧ください。
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【件名：「書類選考結果のご連絡」】
●●様
株式会社●● 採用担当でございます。
この度は弊社にご応募いただき誠にありがとうございました。
お送りいただいた●●様の情報をもとに、社内で慎重に検討いたしましたが、
誠に残念ながらご希望に添いかねる結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりますが、●●様の今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
今後も株式会社●● をよろしくお願いいたします。
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株式会社●● 採用担当
〒123-4567 東京都中央区 ●●ビル
Tel : 0120-1234-5678
HP : URL
採用サイト：URL
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適性検査NGの方へのメールテンプレート
次に適性検査でNGとなった方に送付する不採用メールのテンプレートを解説いたします。
※書類の返却の有無についても記載をしましょう！例文は注意点のところでご紹介しておりますので、ご覧ください。
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【件名：「適性検査結果のご連絡」】
●●様
株式会社●● 採用担当でございます。
先日はお忙しい中、適性検査を受検いただき、誠にありがとうございました。
結果をもとに選考を進めさせていただきましたが、残念ながらご希望に沿えない結果となりました。
限られた採用枠に対して多数のご応募を頂いており、
慎重に選考を進め、判断させていただいた結果でございます。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。
数多くある企業の中から弊社にご応募いただきありがとうございました。
末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。
今後とも、株式会社●●を何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●● 採用担当
〒123-4567 東京都中央区 ●●ビル
Tel : 12-3456-7890
HP : URL
採用サイト：URL
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一次選考不採用、不合格の方へのメールテンプレート
次に一次選考で不採用となった方に送付する不採用通知メールのテンプレートを解説いたします。
※※書類の返却の有無についても記載をしましょう！例文は注意点のところでご紹介しておりますので、ご覧ください。
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【件名：一次面接結果のご連絡】
●●様
株式会社●● 採用担当でございます。
先日はお忙しい中、一次面接にご参加いただき誠にありがとうございました。
社内にて選考を進めさせていただきましたが、残念ながらご希望に沿えない結果となりました。
限られた採用枠に対して多数のご応募を頂いており、
慎重に選考を進め、判断させていただいた結果でございます。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。
数多くある企業の中から弊社にご応募いただきありがとうございました。
末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。
今後とも、株式会社●● を何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●● 採用担当
〒123-4567 東京都中央区 ●●ビル
Tel : 12-3456-7890
HP : URL
採用サイト：URL
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最終選考NGの方へのメールテンプレート
最後に最終選考でNGとなった方に送付する不採用メールのテンプレートを解説いたします。
※※書類の返却の有無についても記載をしましょう！例文は注意点のところでご紹介しておりますので、ご覧ください。
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【件名：最終面接結果のご連絡】
●●様
株式会社●● 採用担当でございます。
先日はお忙しい中、最終面接にご参加いただき誠にありがとうございました。
社内にて選考を進めさせていただきましたが、残念ながらご希望に沿えない結果となりました。
限られた採用枠に対して多数のご応募を頂いており、
慎重に選考を進め、判断させていただいた結果でございます。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。
数多くある企業の中から弊社にご応募いただきありがとうございました。
末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。
今後とも、株式会社●● を何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●● 採用担当
〒123-4567 東京都中央区 ●●ビル
Tel : 12-3456-7890
HP : URL
採用サイト：URL
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アルバイト・パート不採用メールのテンプレート
次にアルバイト・パートの方向けの不採用メールのテンプレートを解説いたします。
多くのアルバイト・パート募集をする際はまず書類選考次に面接を行い後日結果をお伝えする場合が多いと思われます。
そのため今回は書類選考NGの場合と面接を面接NGの場合のメールテンプレートをご紹介いたします。
基本的には正社員の不採用通知の内容と相違はございません。
この際に応募書類の返却の有無を記載もしましょう。
書類選考NGの方へのメールのテンプレート
書類選考NGとなった方に送付する不採用メールのテンプレートを解説いたします。
※※書類の返却の有無を記載しましょう！例文は注意点のところでご紹介しておりますので、ご覧ください。
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【件名：「書類選考結果のご連絡」】
●●様
株式会社●● 採用担当でございます。
この度は弊社にご応募いただき誠にありがとうございました。
お送りいただいた●●様の情報をもとに、
社内で慎重に検討いたしましたが、誠に残念ながらご希望に添いかねる結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりますが、●●様の今後の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
今後も株式会社●● をよろしくお願いいたします。
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株式会社●● 採用担当
〒123-4567 東京都中央区 ●●ビル
Tel : 0120-1234-5678
HP : URL
採用サイト：URL
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面接NGの方へのメールのテンプレート
面接NGとなった方に送付する不採用メールのテンプレートをご紹介いたします
※※書類の返却の有無を記載しましょう！例文は注意点のところでご紹介しておりますので、ご覧ください。
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【件名：面接結果のご連絡】
●●様
株式会社●● 採用担当でございます。
先日はお忙しい中、面接にご参加いただき誠にありがとうございました。
社内にて選考を進めさせていただきましたが、残念ながらご希望に沿えない結果となりました。
限られた採用枠に対して多数のご応募を頂いており、
慎重に選考を進め、判断させていただいた結果でございます。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。
数多くある企業の中から弊社にご応募いただきありがとうございました。
末筆ではございますが、今後のご健勝をお祈り申し上げます。
今後とも、株式会社●● を何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●● 採用担当
〒123-4567 東京都中央区 ●●ビル
Tel : 12-3456-7890
HP : URL
採用サイト：URL
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不採用メールを送る際の4つの注意点
名前・メールアドレスの誤字脱字に気を付けましょう！
宛名は必ずフルネームで明記しましょう。
その際に気を付けなければいけないのは名前やメールアドレスの間違いです。
名前を間違えるのはとても失礼に当たる行為です。
例えばワタナベという苗字は渡辺・渡部・渡邊・渡邉と4種類もあります。
またパソコンの予測変換では出ないものもございます。
そのため名前を入力する際は手打ちで打つのではなくPDFの履歴書などからコピーして貼り付けるのがおすすめです。
こちらはメールアドレスにおいても同様です。
応募者様は選考結果を待っているため、メールアドレスのミスなどで応募者にメールが届かないといったことがおきるととても応募者様を待たせてしまい結果として企業のイメージ低下につながる可能性もあります。
他にも採用者に不採用の通知を送ってしまったり、同じ人に再度不採用のメールを送付してしまうといったことが発生しないよう連絡先の確認は徹底して行いましょう。
第三者に確認してもらうのも効果的です!
【ポイント4つ！】
・宛名は「フルネーム」で！
・名前やメールアドレスの間違いは絶対にだめ！
・名前やメールアドレスを打つ際はコピーで行う！
・第二者にも間違いがないか確認してもらおう！
不採用連絡のタイミングに気を付けましょう！
まず大前提として不採用だからといって連絡をしないというのは言語道断です。
基本的には採用・不採用のメールを送付するのは書類選考・面接を行ってから3日以内に行うのがよいとされています。少なくとも1週間以内には結果をご連絡してあげましょう。
リクナビNEXTが企業の人事担当者を対象に行ったアンケート調査によると以下のような結果になりました。
「面接結果を通知するまでの期間割合」 （リクナビNEXTより）
| 3日以内 | 24% |
| 7日以内 | 56.7% |
| 10日以内 | 15.3% |
| 14日以内 | 3.7% |
| 15日以上 | 0.3% |
参考：https://next.rikunabi.com/tenshokuknowhow/archives/5879/
ここで注意なのは不採用の場合早すぎる連絡は社内でしっかり検討したのかなど応募者に不信感を与えてしまうため１日以上は空けると良いでしょう。
不採用メールで心掛けること
まず大前提として不採用メールを送付する方は自社に入社したいと思い応募してくれた方ということを忘れないようにしましょう。そのため応募者のことを考えた対応を心掛けましょう。
メールの件名で内容がわかるように！差出人もわかるように！
メールの件名でどこの企業からどのような内容のものが来たのかが一発でわかるものにしましょう。
応募者は他社も受けていることが多くそのため、採用通知メールがたくさん来ている可能性があるのでわかりやすいメールの件名にしましょう。
例：【最終選考結果のご連絡】 株式会社●●
不採用のメールでは選考結果のみを簡潔に伝えましょう。
不採用の一言で片づけるのは言語道断ですが、回りくどすぎるのも何を伝えたいのかわからないということになってしまいます。
そのため以下のような表現で伝えると良いでしょう。
例：・社内にて選考を進めさせていただきましたが、残念ながらご希望に添えない結果となりました。
・採用を見送らせていただく結果となりました。
不採用の理由を問われた際は明確な理由を詳細に記載する必要はありません！
不採用の理由を明確にしてしまうと応募者様とのトラブルの原因などになってしまう可能性はあるため、応募者様に不採用のメールを送る際理由を詳細に明記する必要はありません！
基本的には当社にご応募いただいたことの「感謝」の言葉は必ずつけましょう
書類の返却の有無を不採用メールの中に必ず記載しましょう！
応募時にいただいた書類には住所をはじめ電話番号、メールアドレスといった個人情報がすべて記載されています。
そのため、不採用になった際その書類はどのように扱われるか不安に思う求職者は多いかと思われます。そのため不採用の場合はその書類を返却するのか会社が責任をもって破棄するのかを必ずメールに記載をしましょう。
例：
返却する場合の文面
お預かりさせていただいた応募書類につきましては、郵送にてご返却いたしますので、よろしくご査収ください。
自社で破棄する場合の文面
お預かりさせていただいた書類につきましては弊社にて責任を持って破棄させていただきます。
などといった文面を付けると良いでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
本記事では不採用のメールをお送りする際に実際に利用できるメールのテンプレートと、不採用のメールを応募者様にご連絡する際の注意点を解説させていただきました。
求人広告を掲載して採用スカウトメールをお送りして、転職の候補の会社に求職者様に選んでいただいたのに、不採用のメールを送付するのは気持ちがいいものではないですが、応募者様は結果を待っているため丁寧かつ迅速な対応を心がけましょう。
困った際にはぜひこのメールテンプレートを活用してみてください！
お読みいただきありがとうございました。