テンプレート付！書類選考不採用通知の作成方法・注意点を徹底解説

企業にとって重要な採用活動。採用活動の中に、選考方法の1つとして書類選考があります。　
採用活動を行えば、必ず不採用の方も出てくるでしょう。

書類選考に限らず不採用通知は基本的に電話では行わず、メールのみでの連絡となるため、メールの内容によっては自社のイメージを下げてしまうことも・・。
そのため、自社のイメージを下げないような不採用通知メールを作成する必要があり、また、応募者が自社の社員にならなくても、自社と今後関係を築く企業の社員になる可能性があることを念頭に置き、不採用通知メールを作成し、適切なタイミングで送付しましょう。

しかし、書類選考不採用通知メール文面の作成方法や注意点、送付する適切なタイミングなど分からない方も多いと思いますので、そんな方のために本記事では、書類選考不採用通知の例文を添えた書き方やポイント、メール文面の作成事例、気を付ける点などについて解説します。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

書類選考不採用通知メールの例文テンプレート2選

不採用通知は相手によって内容が大きく変わるものではありません。
応募書類返却の有無によって記載内容は変わりますので、誰でも対応できるよう最低限のメールテンプレートを作成しておきましょう！すぐにでも使用できるメールテンプレートを「書類返却なしの場合」と「書類返却ありの場合」の2選ご紹介します！
相手や選考状況に応じながら随時編集し、ご活用ください！
新卒採用や中途採用だけではなく、アルバイト採用でもご使用になれます。

書類返却なしの場合の例文テンプレート

まずは、書類返却なしの場合のテンプレートをご紹介します。

〇〇様(応募者様のフルネーム)

お世話になっております。
株式会社(会社名) 採用担当でございます。

この度は、数多くある企業の中から当社にご応募頂き、誠にありがとうございます。

社内にて厳正なる書類選考の結果、
誠に残念ではございますが、ご希望に添いかねる結果となりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、お預かりした応募書類につきましては、
弊社にて責任を持って破棄させていただきます。

メールにて大変失礼とは存じますが、
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

末筆になりますが、〇〇様(応募者様のフルネーム)のより一層のご健勝とご活躍を
心よりお祈り申し上げます。

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署名(企業名＋採用担当)

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書類返却ありの場合の例文テンプレート

続いては、書類返却ありの場合のテンプレートをご紹介します。

〇〇様(応募者様のフルネーム)

お世話になっております。
株式会社(会社名) 採用担当でございます。

この度は、数多くある企業の中から当社にご応募頂き、誠にありがとうございます。　　　　　　　　　　　　　　　　　

社内にて厳正なる書類選考の結果、
誠に残念ではございますが、ご希望に添いかねる結果となりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、お預かりした応募書類につきましては、
履歴書に記載されている住所に郵送にて返却させていただきます。

メールにて大変失礼とは存じますが、
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

末筆になりますが、〇〇様(応募者様のフルネーム)のより一層のご健勝とご活躍を
心よりお祈り申し上げます。　

ーーーーーーーーーー

署名(企業名＋採用担当)

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書類選考不採用通知メールの構成や記載する内容とポイント

不採用通知メールを書く際、どんな内容を、どのような順番に書いたらよいのでしょうか・・？
ここでは記載すべき内容を構成順にポイントや例文、注意点と併せて解説いたします！

メールアドレス：アドレスのままではなく、「〇〇(応募者名)様」に変更しましょう！　

応募者とのやり取りをGmailで行う際、メールアドレスの名前を変更できることはご存じでしょうか？
メールアドレスを選択した上で、右クリックすると「名前の変更」の項目が出てくるので、
そこから変更することができます！
些細なことですが、メールアドレスのまま送付するよりは、応募者の名前に変更すると良いでしょう◎　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

件名：件名で連絡内容が判断できるように、シンプル・簡潔にしましょう！

メールの件名はシンプルかつ簡潔に！
求職者の方は複数の企業同時に就職活動を行っていることがほとんどですので、件名で
「どの企業からの書類選考結果についての連絡」なのか判断できるような件名にしましょう。
例：「書類選考結果についてのご連絡/株式会社〇〇」など　　　　　

応募者名：応募者名はフルネームで記載し、間違えないように気を付けましょう！

応募者名は苗字だけではなく、フルネームで書きましょう。
ただし、氏名を間違えないように注意する必要があります！
また、「〇〇様」というように「様」を必ず付けましょう。
転職サイトなどからの応募で、名前をコピペできる場合は、コピペで貼り付けることにより
間違えるリスクを減らすことができます。氏名を間違えることは失礼にあたるので、
コピペで貼り付けられるときはコピペで貼り付けるなど間違えないように注意しましょう！
また、上司や同僚など第三者の目で確認・二重チェックしてもらうことも良いでしょう◎　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

挨拶・謝意：挨拶と応募してくださったことに対してのお礼を伝えましょう！

挨拶：会社名を名乗ったあとに、
謝意：応募してくださったことに関して、お礼を伝えるようにしましょう。
会社の代表として送っていることを忘れずに、自社のイメージを下げないようにすることが大切です。
謝意の例：「この度は、数多くある企業の中から弊社を選んでいただき、ありがとうございます。」など

書類選考結果：「不採用」という直接的な言い方ではなく、言い方を変えてお伝えしましょう！

本題の「不採用」という結果をお伝えしましょう。
ただし、不採用と直接的に結果を言わず、言い方を変えてお伝えしましょう。
例：「ご期待に沿えない結果となりました」「ご希望に沿えない結果となりました」など

応募書類の取り扱い方法：応募書類の取り扱い方法について明記しましょう！

不採用の場合は、応募書類の取り扱いについて明記する必要があります。
郵送で返却する場合はその旨を、企業側で処分する場合は責任もって処分する旨を明記し、必ずお伝えしましょう。
また、企業側で処分する場合には個人情報が沢山記載されていますので、処分には厳重に気を付けましょう。

締めの言葉：今後の応募者の活躍をお祈りする文面を入れましょう！

内容の最後に応募者の今後の活躍を祈る文面を入れましょう！

署名：会社の署名を記載し、締めましょう！

最後に企業名＋採用担当の署名で締めくくりましょう。

書類選考不採用通知メールで失礼にならないための企業側の注意点

不採用通知を送付する際の注意点について解説します！自社のイメージを下げてしまわないよう、注意しましょう！

書類選考結果は、必ず不合格者にも不採用結果の連絡をしましょう！

最近では、書類選考や面接などの選考に合格した応募者のみに選考結果を連絡し、不採用の応募者には選考結果を連絡しない企業も増えているようです。しかし、企業側には応募してもらった以上、選考結果をきちんと応募者に伝える必要があります。
そうしないと、応募者も曖昧なままになってしまうので、不採用であっても必ず結果を応募者に連絡するようにしましょう。

書類選考不採用通知メールを送付するタイミングは、原則3営業日以内、最低でも1週間以内に連絡しましょう！

「書類選考不採用通知をいつ送付するのが適切なタイミングなのか・・」と
悩んでいる採用担当の方もいらっしゃると思います。応募者に不採用通知を送付するタイミングですが、
応募書類が手元に届いてから、また、転職サイトにあるレジュメでの判断の場合は、応募があったその日に
不採用通知を送付することは失礼に当たります。
原則、3営業日以内、最低でも1週間以内に連絡するようにしましょう。

まとめ

最後までお読みいただき、ありがとうございます。
書類選考不採用通知メールの作成方法や、ポイント、全体的な注意点について、いかがでしたでしょうか。
本記事を通して、皆様の業務のお役立ちになれたら幸いです！
また、下記にて本記事を通して皆様に伝えたいことを５選にまとめてみました！

～本記事で皆様にお伝えしたいこと５選～
①書類選考不採用通知のテンプレートを作成し、誰でも対応できる環境を整えておくこと
②書類選考不採用通知を書く際に、どのような項目をどのような順番に記載するのか理解しておくこと
③書類選考不採用通知を作成できるようになること
④結果が不採用であっても、必ず応募者に連絡をすること
➄書類選考不採用通知は応募書類が手元に届いた翌日から、また、応募があった翌日から3営業日以内、最低でも1週間以内に通知すること

不採用通知１つで自社のイメージを下げないよう、丁寧に対応していきましょう！
採用担当の方は自社を代表して対応していることを忘れずに、
自分1人で自社のイメージを左右することがあることを意識して対応しましょう！